公司文件档案管理制度..docVIP

公司档案管理制度 总则 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 一、适用范围 1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。 2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等 3、公司的请示与上级批复文件 4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告 5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料 6、公司制定的章程、制度等文件材料 7、公司营业执照、税务登记证等重要文件 二．档案保管 1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。 2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。 3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 三．档案借阅 1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。 2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。 3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。 4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。 4．归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。 5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 四．档案销毁 经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。 五． 档案保密 1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 2、不得传播、议论有关机密问题。 3、档案资料不准带到公共场所。