公司采购业务流程和管理制度..docx

烟台凯实工业有限公司采购业务流程及管理制度（讨论稿）为规范公司采购工作，提供公司采购工作的计划性、科学性，保障公司生产和经营活动的正常进行，特制定本《采购业务流程和管理制度》。1.目的为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。2.范围各部门工作所需的生产资料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及工程所需的配件、材等. 3.职责3.1 供应部负责对各类物资的采购工作. 3.2 财务部派专人负责需采购物资的复审工作. 4.程序4.1各部门每月5日前将所需常规或急购物料按照品名、数量、规格、型号等项填列于《月度采购申请表》内，报部门经理初审签字后，转报分管领导签字核准，再经总经理签署批示后，由供应部及时与相关的业务单位联系,落实物料、质量和价格, 并进行比较后，再及时组织物品的购入,物料到位后,及时发放有关部门或现场或通知有关部门领用，接收或领用人员必须签字；需入库的及时入库，并办理入库手续。4.2对急购物品,使用部门可提出并填写《临时采购申请表》，供应部要按使用部门《临时采购申请表》要求的时间及时采购.(特殊情况可先购后批，并按采购流程补办手续),确保公司及各现场的正常运转. 4.3 对一些规格、型号、技术要求高的特殊配件和物资的购买,可请示总经理批准,委派工程、技术人员共同外出配合购买,以便确认规格、型号、鉴别质量. 4.4 严格选择采购渠道,无论是否采用招标方式，均应选择至少三家以上供应单位，进行生产资质、质量、价格及供货期限等比较，不得擅自变更. 4.5 对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供应意向,以保证长期稳定的关系. 4.6对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压. 4.7对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款. 4.8对大宗物资的采购,必须由二人操作,并由财务部安排一人参与，从询价到落实,从质量到价格均由三人共同负责完成. 4.9供应部采购员要负责对物料使用随时回访,了解物料的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作. 4.10为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约. 4.11库管员要对物资质量把关,对手续、证件不齐或不合格的产品，有权拒绝入库或者在入库单上注明质量不合格的情况，确保对不合格物品的退换起到监督作用. 4.12供应部采购员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部结帐. 4.13对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理. 4.14采购员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,把握市场脉搏，做到心中有数、业务熟练，以保证最大限度的降低采购单价和成本. 4.15 采购员要认真填报《物料结算统计表》. 4.16 库管员应认真填写《物料入库单》，并经采购员、库管部门负责人三方签字交由供应部，作为报销依据。4.17 树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责. 4.18杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误呵和经济损失者,由当事人负责赔偿,并处罚款,同时申报企管部立即与其解除劳动合同. 5.实施5.1本流程和制度自公布后实施.5.2公布实施后，由供应部和生产保障中心领导监督执行。库房管理制度.目的为了加强对物资的管理、核算、监督物资的入库验收、在库养护、出库复核,特制定本管理规程. 2.范围本规程对库房物资管理作了具体规定,适用于物资库管员. 3.职责3.1 库管员负责库房物资的验收、养护、复核工作. 3.2.物资调拨员协助工作. 3.3.部门经理负责监督. 4.程序4.1物资的验收入库4.1.1采购员购回所需的物资后,应及时地把《采购申请单》、发货票和必要的规格型号数据、质量合格证、保修卡等连同物资一并交于库管员进行把关验收. 4.1.2库管员应从数量、规格、型号、质量包装、产地及价格等方面详细核对,对一些贵重物品,质量要求系数严、规格型号细的物品,可由库管员直接请工程技术人员验物. 4.1.3对一些确实无法提供合格证的产品,为了确保产品质量,库管员应填写《产品质量检验合格证明》,经技术员或使用人认可,部门经理核准方可入库. 4.1.4物资验收合格后,把发货票转交物资调拨员填写《入库单》. 4.1.5 库管员在办理完入库手续后,应及时反馈于请购部门,以备及时