数字档案馆建设中若干关系.doc

数字档案馆建设中若干关系一、数字档案馆与政务信息化、社会信息化的关系 随着国家实施的“政府信息化先行”战略的不断深入，政务信息化已在中央政府及部分发达地区各级政府中得到逐步推行。档案作为文件运行的最终归宿，在保证各级政府正常运转中起着承上启下的作用。政务信息化的实施对档案管理产生重要影响，主要体现在两方面：一是政务信息化中产生的电子文件，其归档方法、技术、手段等与纸质文件归档相比，有重大差别；二是档案局（馆）作为各级政府的一个职能部门，必须适应电子政务实施带来的工作方式的变化，档案工作不能游离于政务信息化之外。建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是政务信息化一个必要的组成部分，必须与政务信息化和当地社会信息化同步发展。这就要求档案部门紧紧抓住政务信息化这一契机，将数字档案馆建设列入政务信息化规划和当地社会信息化规划中，最大限度地争取资金、技术等方面的支持，为数字档案馆建设奠定坚实的物质基础 二、数字档案馆与传统档案的馆的关系 数字档案馆的建成，并不意味着传统档案馆的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具备适应某种社会需求的特殊优势，决定了数字档案馆和传统档案馆将长期共存，互为补充、互相依存 一方面，数字档案馆不可能取代传统档案馆。数字档案馆不是全新的档案馆，它与传统档案馆共同构成了信息时代档案信息资源体系。传统档案馆的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，在长期保存方面也具有数字档案馆不可比拟的优势。因此，在数字时代，传统档案馆将主要担负长期保存档案和提供档案凭证作用的职责。而数字档案馆则主要承担档案信息利用的职责 另一方面，数字档案馆与传统档案馆相互依存。在档案信息来源方面，数字档案馆的信息绝大部分来源于传统档案馆，而数字档案馆则可通过先进的技术手段为传统档案馆丰富馆藏创造条件。在档案信息资源的开发利用方面，传统档案馆由于缺乏有效的开发利用手段，不能迅速、广泛地为社会提供档案信息服务，限制了档案信息价值的发挥。数字档案馆则可以凭借网络优势，在极广阔的范围内发布数字档案信息，实现档案信息资源共享。在档案信息的加工上，传统档案馆馆藏档案信息经过数字化加工、整序，成为数字档案馆数字信息资源的核心组成部分。数字档案馆可以将经数字化的深层次编研成果，融入数字信息资源库，在网上发布，提供服务 三、现实利用与长久保存的关系 对档案的长期保存来讲，数字化绝对是一个巨大的挑战。数字档案具有对设备及标准的依赖性、载体的脆弱性、非直读性、信息与载体的分离性、信息共享与不安全性、信息易更改性等诸多特性，这决定了数字信息的证据作用不能得到完全确认，更严重的是由于电子设备、存储载体及数字技术的“短命”特性，对档案信息的长久保存造成的威胁更大 对档案利用来说，数字化是一个前所未有的巨大机遇。在手工时代，制约档案事业发展的两个重要瓶颈，一是档案信息的无序性，难以形成可有效利用的信息资源；二是服务手段单一，发布渠道不畅，难以快速、广泛发布档案信息。数字化为档案部门实现大规模档案信息的重组，大幅度提高档案信息的可利用性，快速智能检索和广泛传播及共享提供了难得的契机 在大力推进数字化的同时，还必须考虑如何有效实现数字档案的长期保存 电子档案长期保存主要面临三个矛盾：一是电子档案格式的多样性与集中统一保管的矛盾，二是长期保存需求与载体脆弱性的矛盾，三是档案信息的长期保存需求与过快的技术淘汰的矛盾 解决上述矛盾，一是要尽快制定相关技术标准；二是要在数字档案馆建设过程中构建合理的载体体系；三是要积极探索有效的技术保障方法 四、档案室与档案的关系 数字档案馆信息数据来源主要有：传统档案馆的馆藏，立档单位的档案文件材料，有档案性质的行业、专题信息资源库，互联网上其他具有档案价值的信息 无论是传统档案馆还是数字档案馆，立档单位的档案文件材料永远是档案资源的主要来源。提前抓好立档单位档案数字化，对数字档案馆建设具有重要意义 第一，可以有效减轻档案馆数字化压力。数字档案馆建设的核心是数字资源建设，主要涉及两个方面，现有馆藏的数字化是“老账”，而陆续进馆的档案则是“新账”。在还“老账”的同时，一定要及时解决“新账”问题。第二，可以提高电子文件的归档率。随着ＯＡ系统在很多单位的应用，产生了大量电子文件，档案部门无论从管理流程、技术标准、人员素质等各方面都还没有做好应对准备，导致大量有归档价值的电子文件自生自灭。为避免上述情况发生，必须抓好立档单位的信息化工作。在抓好室藏档案数字化的同时，要大力推进文档一体化进程，使文件工作与档案工作形成浑然一体的紧密联系，使档案人员真正提前介入到文件工作之中进行前端控制，从而有效保证电子文件的归档率。