档案馆馆藏资料收集和管理.docVIP

档案馆馆藏资料收集和管理馆藏资料是指由档案馆接收采集的与馆藏档案内容密切相关的，可以补充档案提供利用的资料。科学地收集、保管与馆藏档案内容相关的资料，对提供利用起着相当重要的作用。 档案馆收集资的必要性 档案馆作为科学研究和各方面工作利用档案资料的中心，如果只保存档案，而没有其他相关资料的收集补充，馆藏结构就显得单调，不够合理，难以满足利用者多方面的需求 首先，在长期的档案保管过程中，由于种种历史或人为的原因，致使一部分档案存在较为普遍的损毁、散失现象，造成馆藏档案时间上的断档和内容上的不完整。比如，战争年代所形成的档案就有相当部分因战火或其他原因损毁、遗失，而有些机构在档案形成后未能及时归档或没有注意收集，也会导致档案全宗的不完整。这种情况，即使是在客观保管条件较好的建国后档案也同样存在。以中央档案馆为例，据统计，１９２６年中央的方针政策性文件现存１７８件，其中档案里保存的仅有７３件，而在革命历史期刊中保存下来的则有８２件，其他出版物中保存下来的有２３件。又如：中央档案馆编辑出版的《中共中央文件选集》编入的文件共３１７件，有１５５件是从馆藏资料中选取的。由此可见，资料作为档案的重要补充，也应成为档案馆馆藏建设的一个重要组成部分。适度地收藏一些具有参考价值的各类相关资料，不仅可以弥补档案的欠缺，而且对于丰富馆藏，更好地体现档案馆作为“基地”、“中心”的性质具有重要的作用 其次，在档案整理工作中，受档案的立卷原则或机构隶属关系的制约，有关某一个历史事件或主题的档案有时会分散在不同的案卷、不同的全宗甚至于不同的档案馆中，致使检索过程中的查准率和查全率较低，给利用者带来很大的不便。相比之下，资料所受的这种限制则较小。资料是人们就某一专题或某一系列的问题，将各方面有价值的材料进行汇总，经过加工整理、筛选、编辑成册，具有收集范围广、内容全面、系统的特点。资料的收集可以跨单位、跨地区，对档案信息起到很好的补充作用，能填补一些档案收集不全的缺憾。另外，资料多为公开性出版物，在所需史料的获取中不仅手续简便，而且它所能提供的素材更为全面，从而给利用者带来诸多方面的方便 鉴于当今时代发展的需要，馆藏结构也相应地向多元化发展，为满足社会公众从事科研、编史修志、查证史实等各方面的需求提供综合的、全面的、系统的信息，从而充分发挥档案信息资源的作用。在馆藏建设中，我们既要注重档案的接收与保管，也应注重馆藏资料的建设，不仅要保存内容丰富、体系完整的档案，还要有相应的资料作为补充，作到以档案为主，以资料为辅，二者相得益彰，才能充分发挥档案馆作为科学研究和各方面工作利用档案资料的中心的作用 馆藏资料的收集原则 档案馆保存的资料是“与本馆保存的档案有关的资料”，能配合档案为利用者提供相关的信息。相对于广泛的“资料”含义而言，馆藏资料的范围要小的多，主要为公开出版物和内部出版物。面对一些档案馆馆藏资料存在的内容芜杂，结构分散等实际状况，馆藏资料的建设应遵循系统性、互补性、实用性原则，这是健全馆藏资料体系，保证馆藏资料质量的必要前提，也是发挥馆藏整体优势的保证 （一）系统性原则：指馆藏资料结构体现完整、全面的原则。首先在资料的采集方面，要有宏观控制，从资料的收集即形成相对稳定的体系。为了避免选择资料的盲目性，使馆藏资料符合本馆资源建设的原则，档案馆应根据本馆的性质、任务、服务对象等制定出一个比较详细的资料收集标准，使采集人员在选择时有据可依。采集人员应对本馆已有的档案、馆藏资料的来源等进行调查研究，从而为采集资料提供目标依据。在收集工作中对进馆的资料要有所侧重，严格筛选，与馆藏档案有关的各种类型、各种载体的资料都要收集。现在档案馆接收档案已形成系统，但是对资料的接收采集还不系统。有的单位交档案的同时，把该部门产生的相关资料一同交来，这样可以使利用者在查阅档案时，也能看到相关的资料作为参考，有的单位则不重视资料的整理交接，使得一些有价值的资料，在档案移交后流失在外，很难收集，破坏了档案资料的系统完整性。其次是收藏的各种门类的资料，也要形成各自的体系，不仅要注重征集不同历史时期的资料，还要及时采购具有参考价值的各种载体的资料。第三，在资料的保管方面要有长远的发展的眼光，不能因一些资料的发行量大，来查考利用的不多，而忽视收集，造成馆藏资料体系的断档。例如机关内部出版的期刊、报纸具有信息量大、速度快的特点，能及时反映一个单位的发展过程与职能的实施，在收集时应尽量保证将其收集齐全，不要人为地造成断档，使之与档案相互补充，从而形成完整的资料体系 （二）互补性原则：所谓互补是指档案馆的馆藏资料在内容、文种、载体、形式等方面与档案的互相补充和互相替代。要把握好“与馆藏档案内容相关”这一点，根据本馆接收档案的范围来确定，按照馆藏档案的范围