地震频发地区会计档案保管探讨.doc

地震频发地区会计档案保管探讨 会计档案是指会计核算的专业资料，主要有会计凭证、会计账簿和会计报表等。其中，凭证类包括：原始凭证，记账凭证等；账簿类包括：总账，明细账，日记账，备查账等；会计报表类包括：会计报表、附表、附注及文字说明等。另外还有其他一些辅助资料，例如银行对账单和银行存款余额调节表、程序文件会计档案移交清册等。从会计档案包括的这些类别可以清楚认定，会计档案是十分重要的。因为会计档案是对一个企业各种经营活动的最精确的反映和记录，企业的会计档案可以让使用者了解到各项经济活动的脉络；还可以为国家各种政府部门提供该企业全面的的经济资料，为国家宏观经济政策的制定者和企业经营决策者提供非常有力的决策依据。因此，会计档案的保管不管是日常保管还是应对可能的突发事件都是十分重要的。针对可能发生的地震，要建立相应的机制，尤其是处于地震带的省份，在日常保管方式基础上要特别有针对性的设计出预备方案。在我国，地震活动大体分布于五个地区。该五个地区分别是：华北部分地区，包括太行山、阴山、燕山一带、山东部分地区以及渤海湾周边；西北部分省份和地区，包括甘肃河西走廊一带、青海、宁夏；西南部分省份，包括四川西部、西藏和云南中西部；广东、福建等东南沿海部分地区;台湾省以及台湾近海域。因此，建立整套的会计档案保管方案就尤为重要 一、会计档案的日常保管细则 做好会计档案保管工作首先要把工作做到细处，不能马虎。日常保管要求要达到如下的标准：（1）不断完善会计档案保管人员的责任制，不断加强会计制度的法律约束力，保证会计档案的安全与完好。（2）会计档案的管理要设立专门的房间专门的人员，同时进行系统的分类、和编号，摆放时也要按照既定顺序，方便以后查找和翻阅。 存在会计档案房间应该具有一定标准，符合防火、防盗、防虫、防潮等要求，同时要建立保密体系，要定期的进行检查，防止丢失毁损等状况出现。（3）外单位如果要查阅本单位保存的会计档案，必须经会计主管及以上的相关同志签字批准，同时要有正式的介绍信，并有本单位人员在场，对查阅哪些档案做好记录。无论本单位还是外单位的人员在查看会计档案时应该保护好档案，在档案文件上作标记是不允许的，更不能更改。如果有会计档案需要复印的，要有保管人员事先审核签字后方可进行。本单位会计档案只能在本单位查阅，一般情况是不能借出的。如有特殊需要，比如公安机关要进行借出取证等情况，必须报告并经上级主管部门批准后方可 二、针对会计电算化的档案管理要求 目前大多数企业已经全面实施了电算化系统。所以处了上述传统保管方式外，还要针对电算化系统的特点进行有针对性的档案保管工作和要求。（1）会计档案的汇总。要定期的（如一个季度或一个月）把存在于电脑软件中的相关会计数据全都备份到其他存储介质，如光盘、优盘、移动硬盘上，使会计档案存在于至少两个完全独立的计算机系统内。这样即使一个出现不可恢复的问题，另外一个还可以作为保障。会计人员应把这些会计档案的备份文件保存好，有朝一日真的出现原系统不可逆转的数据损失或破坏，则可以在最快的时间内，恢复原始数据。使损失降低到最小。（2）会计档案的存储。电算化所形成的会计档案通常是存储在电脑硬盘和光盘等介质上的，这些存储介质都有自己的物理特点，比如说硬盘怕水怕震动而光盘则怕划伤怕弯折怕磨损，因此没有任何一种存储方式是百分百保险万无一失的。针对此问题，需要对这些档案存储时准备双份的备份，也叫做“AB备份法”来备份相关数据，而且要把各个备份分别存放在不同的地点，这些地点最好相隔足够的距离，比如A备份存放在总公司档案室，B备份存放在分公司，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的一起毁灭与系统的不可恢复性。存储好之后也要定期对各备份保存的档案进行检查，定期进行更新，以防存储介质遭到损坏，使备份失去效