顾老师讲座——高校质量管理文件体系.ppt

高校质量管理文件体系 顾 静 国家注册高级咨询师 2011年6月 讲座内容共分为三个部分 第一部分 文件的作用 第二部分 文件体系的构成 第三部分 文件的编写要求 第一部分 文件的作用 一、文件的定义 文件（ISO9000标准中3.7.1）： ——信息及其承载媒体。 二、文件的作用 1.规范:界定了职责和权限，处理好了接口、活动的程序，使文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。 2.培训： 作为培训的材料。知识是过去成功经验的总结。时代在发展，情况在变化，任何组织都必须根据当时当地情况正确运用知识解决当前各种问题。文件用来积累知识，指导员工，正确行为，提供有质量的产品。 二、文件的作用 3.证据:为评价工作提供证据。 4.可满足重复性和可追溯性要求:按照文件规定操作，可确保操作的重复性和结果的一致性。 5.作为持续改进的基础 :文件用来记录成功的经验，以及根据经验上升的理论。当把改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。 第二部分 文件体系的构成 质量管理体系要求文件化，这就对一个组织的文件体系提出了要求。 ISO9001标准中对文件体系的要求 4.2文件要求： 4.2.1总则(建立质量管理体系的文件要求为多层次的文件体系) 质量方针\质量目标(可单独编制,也可在手册中表述) 4.2.2质量手册(第一层次文件) 是学校在质量管理方面的说明书,主要描述学校如何按照ISO9001标准中每个条款来实施管理的内容。是纲领性的综合管理文件，更多的注重各工作的衔接。 程序文件（第二层次文件） 程序文件对于一些具体的工作规定了过程控制的途径（具体工作步骤和流程），以达到统一和规范的效果。 作业文件(第三层次文件) 1）是指学校进行管理和过程控制的制度、办法等指导性文件 2）是具体对各部门工作实施控制的文件 记录 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 记录是学院教育质量水平、和组织管理中各项活动结果的反映 记录的种类：原始记录、统计报表、工作表格、报告等。 第三部分 文件的编写要求 一、文件编写的基本原则 1、法规性原则： ●文件要经正式批准、发布、实施 ●更改要按规定的程序执行 ●是管理运行和各项评价活动的依据和准则 2、系统性原则 ●各层次之间的文件应分布合理，相互促进、相互协调 ●文件之间的支持关系清晰 3、协调性原则 ●各层次文件本身内部的协调（目标具体、职责明确、过程有序、方法有效） ●不同层次文件之间的协调（文件之间的接口和相容性） 一、文件编写的基本原则 7、唯一性原则 ●文件唯一（对内、对外使用同一文件系统） ●文件的理解唯一 ●管理活动规定的程序唯一 8、确定性原则 ●各项活动和过程必须具有严格的确定性（明确规定何时、何地、做什么、由谁来做、依据什么文件做、怎样做、保留什么记录） 质量手册的基本内容 1、质量方针、质量目标 2、组织机构、质量职责及其相互关系 3、各体系条款或过程的基本控制程序和过程衔接 4、质量手册的评审、修改和控制的管理办法 程序文件的编写 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径。 程序文件：描述活动及相互作用的文件 程序文件的作用：程序文件是质量手册的支持性文件，是各职能部门为落实质量手册的要求而规定的实施细则 程序文件的基本内容 1、阐明影响质量的管理人员、操作人员、监督检查人员的责任、权力和相互关系（作出规定）， 2、说明各种不同活动实施方法，使用的文件和所进行的控制（主要是规定质量活动应做什么，即实施的方法和步骤，而不是叙述如何做的具体细节。） 3、文件编写主要着眼于“5W1H” 4、程序中通常不涉及纯技术性的细节，这些纯技术性的细节一般在作业文件中加以描述。 程序文件编写的基本内容 1、文件的编码和标题 2、版本、修改码 3、目的和范围： 一般说明为什么要开展这项活动，涉及的方面以及禁止的事项 4、职责和权限： 明确程序的主管部门和相关部门的职责和权限 5、程序内容：5W1H（文字描述或流程图形式） 6、相关的支持性文件 列出执行本程序所依据的支持性文件的名称和编码 7、相关的记录 列出执行本程序后所需的记录 作业文件 作业文件：指为了控制过程活动，保证活动的质量而制定的具体指导性文件。 是指导保证过程质量的最基础的文件和为开展纯技术性质量活动提供指导。 是质量管理体系程序文件的支持性文件。 作业文件的作用 1、提高工作质量 作业文件对工作细节作了详细的规定，特别是对于那些科研开发、作业复杂的工作，对其提高工作质量很有成效。它可以帮助工作人员一步一步地按照工作要求去完成作业。然后通过质量记录，对