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Excel中实现序列的智能填充 新学期学校的教师队伍发生了变更，校长让我重新定制一份教师花名册出来，要求不同的学科组之间空一行以示区别。 从图1中我们可以看到，教师的编号序列是连续的，空行中不显示编号，用Excel中的填充序列或填充柄工具虽然可以实现这一功能，但由于空行中不能出现编号，这使得我们在输入编号时必须多次重复使用“填充序列”命令，而且一旦出现人员的调整，就必须重新输入，非常繁琐。下面就给大家介绍一下如何使用COUNTA函数来巧妙地解决这一问题。 图1 教师花名册 　　输入表格内容之前，可先在编号单元格（如“C3”）中输入公式“=IF(D3,(COUNTA($D$3:D3)),)”，然后将公式应用到整个编号所在的列（如图2）。该公式的含义是：如果当前行中的姓名所在单元格不为空的话，就将从第一个姓名所在的单元格开始一直到当前行的姓名所在的单元格区域中统计非空姓名单元格的个数，并将数据自动填写到相应编号所在的单元格中，否则不显示任何内容。 图2 输入公式 　　如果要填写的编号不是从“1”开始，而是类似于“04001、04002……”之类的序列，可在上述操作的基础上选中整个编号所在的字段，右击后选择“单元格格式”命令，此时会弹出“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡中的“自定义”分类，在右侧的“类型”框中输入“04000”（如图3），最后单击“确定”按钮就可以实现我们所需要的编号规则了。 图3 “单元格格式”对话框 　　除了设置单元格格式外，我们还可以通过修改公式的方法来实现我们的编号规则，如输入“=IF(D3,04TEXT(COUNTA($D$3:D3),000),)”可实现“04001、04002……”等编号的智能输入。 Excel办公实用小技巧10则 2000/10/11? 软件世界?周国卿 　　一.在Excel中巧写月份 　　月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。 　　笔者使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×市×局×月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题： 　　1.将标题所占据的各单元格合并； 　　2.在合并的单元格中输入：=“烟台市农机局”MONTH(NOW())“月份在职职工工资表”。 　　这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。 　　另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入/支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())-1)“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入/支出情况表”；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入/支出情况表”。 　　二.用Excel的图表制作生成图表的方法 　　图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。 　　(一)、柱形图 　　1.点击“开始→程序→Microsoft Excel”,进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。 　　2.单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤—图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击“下一步”。 　　3.进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。 　　4.进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择)。 　　5.通常直接单击“下一步”进入图表向导第四 　　步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。 　　6.如果以上各步骤的操作发生错误，可按“上一步”按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击“完成”按钮，就生成了比较数据的柱形图。 　　(二)、折线图 　　在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。