3-2办公用品管理-2探究.ppt

* 班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事？ 技能训练 秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。 分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？ 案例分析 你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负责办公用品和办公设备的采购和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？ 案例分析 2008年9月8日星期一上午8：30，宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4个，他该如何领用呢？ 技能训练 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 办公用品管理 学习目标 能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。 某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个。 训练（1）写出采购以上商品的程序。 训练（2）如何办理进货入库手续？ 技能训练 任务情景 小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作，小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。 思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基本原则？ 一、办公用品的种类 （1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白纸，带单位抬头的用纸 （2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液 （3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机 （4）归档用品：文件夹，档案袋 办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘 办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等 二、办公用品的购买或租用 获得的方法 会计程序 优点 缺点 购买 购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中 设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜，例如 2—3年。 维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵 租用 租用费用计算为运营成本，为纳税目的可计算为支出 较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时，能更换和升级。 租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。 一、办公用品的购买程序 （1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。 （2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选。 （3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 （4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计部门 （5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库 （6）会计部门收到发票后，对照交