电子公文管理系统讲义(承办人作业).DOC

教育訓練講義 系統名稱：電子公文管理系統 課程名稱：承辦人作業進階課程 課程對象：承辦人 一、 公文製作進階功能 2 (一)如何做文別轉換 2 (二)如何在文稿編輯中使用開啟舊檔與另存新檔 3 (三)如何利用已歸檔之公文稿件 6 (四)如何將公文另存成PDF檔利用 9 (五)如何用電郵發文 11 二、 常見操作問題 13 (一)如何下載來文電子檔利用？ 13 (二)如何申請展期？ 14 (三)如何申請調案？ 17 (四)如何使用線上瀏覽去調閱影像檔做後續利用？ 19 (五)應發文長官誤選存查承辦人如何修正公文擬辦方式？ 21 (六)異動撤銷提出申請的時機為何？ 22 (七)內部公告與電子公佈欄公告有何不同？ 22 (八)誤加會辦單位而產生簽稿會核單該如何消除？ 24 (九)會辦單位如何選取？ 26 (十)銷號的使用時間為何? 28 (十一)送歸檔須注意事項 28 (十二)如何列印歸檔清單 28  公文製作進階功能 如何做文別轉換 使用時機：當承辦人編輯稿件後，發現文別選擇錯誤時，可利用文別轉換功能轉換文別，而不需重新登打稿件。 注意：若兩文別中有無法對應之欄位(如在函中有「辦法」，但簽中只有「擬辦方式」，此兩欄位即無法對應)，該欄位內的資料在文別轉換後將會遺失，且無法恢復。 開啟文稿編輯，選工具列檔案選擇文稿轉換，選轉換的文別後按轉換鈕，即可將公文中相對應的欄位帶入至新的文別中。 如何在文稿編輯中使用開啟舊檔與另存新檔 使用時機：當承辦人編輯稿件後，需將公文稿件檔(xml)另存以利後續開啟使用。 另存新檔。 欲另存稿件於本機上，點選【檔案】之【另存新檔】（如附圖一Ａ處），系統會將格式預設在【原格式（XML）：僅儲存目前稿件－使用所指定的檔名】，於另存新檔視窗點選【瀏覽】鈕。 點選【瀏覽】鈕後，系統會將儲存位置預設在【C:\2100\公文製作\Users\個人帳號\LocalXML】，於檔名欄位輸入欲指定的檔名，按【存檔】鈕即可。 開啟舊檔。 點選【檔案】之【開啟舊檔】（如附圖一B處），系統會將開啟位置預設在【C:\2100\公文製作\Users\個人帳號\LocalXML】，並且檔案類型選擇【公文製作檔（*.xml）】，再指定欲開啟的檔案後，按【開啟】鈕即可。 按【開啟】後，系統會跳出對話視窗，點選【是】即可將稿件帶入文稿編輯中使用。 如何利用已歸檔之公文稿件 使用時機：承辦人在公文製作可直接利用已歸檔的公文稿件使用。 公文製作系統，選工具列「工具」選擇「線上調檔」。 系統開啟【AKI800檔案查詢作業】，輸入公文號或設定其他條件後按【查詢】 按【查詢】後，跳出【AKI801檔案目錄摘要瀏覽】視窗，點選欲使用的公文之公文文號。 點選公文文號後，跳出【AKI802檔案目錄明細瀏覽】視窗，再點選【文稿編輯】。 進入【文稿編輯】後，點選【檔案】中之【複製稿件】，再於欲新製作的【文稿編輯】中點選【檔案】之【貼上稿件】即可。 再回到原本的公文製作的【文稿編輯】中點選【檔案】之【貼上稿件】即可。 如何將公文另存成PDF檔利用 進入公文製作預覽列印畫面，將印表機選「IPD21」後，按「列印」。 於IPD21選項選，使用「瀏覽」選擇檔案儲存路徑位置後，按確定。 於檔案儲存路徑位置便可找到公文的PDF檔使用。 如何用電郵發文 發文方式原有人工、郵寄、電子、內部、外部，新增發文方式支援以電子郵件的方式發文，使用範圍為副本及抄本部分。 創稿或收文後，進入受文者編輯子視窗，此時有顯示電子郵件欄位。 當受文者發文方式為「電郵」，於儲存時系統會檢核電子郵寄欄位即不能為空值。 於受文者編輯子視窗中，如電子郵件欄位無法顯示完整的電子郵件帳號時，可開啟受文者修正子視窗確認其內容。 受文者將收到E-MAIL，MAIL內容如下 主旨為文號+支號+主旨內容。 電子郵件中，顯示「詳附加檔案、此為電子公文檔案管理系統自動通知信件，請勿直接回覆，謝謝。」。 開啟電子郵件的同時，會同時跳出「讀取回條」，請按「是」傳送回條，系統依此判斷受文者已確認有收到公文。 注意：若按「否」不傳送回條，系統會判斷該受文者沒有收到MAIL，會再重覆寄送MAIL。 常見操作問題 如何下載來文電子檔利用？ 當來文為電子文承辦人欲了解來文實際的狀態時，承辦人可於開啟公文後，點選ODC010紙本簽核公文維護作業上方之【來文電子檔】鍵，開啟電子收文明細視窗。 電子收文明細視窗內記錄該份公文之基本資料，承辦人可直接點選視窗下方檔名欄位內之超鏈結，開啟或另存來文相關電子檔(例如點選本文付件合併後的PDF檔：R.PDF)方便利用。 如何申請展期？ 當承辦人因為無法避免之外力影響，導致公文無法在公文辦理期限內辦結時，於公文結案前，可使用展期申請作業進行公文展期申請作業。 展期總天數如超過3