坤航地产员工档案管理制度..docVIP

公司员工档案管理制度 目的 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、思想品德、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是更有效的记录历史的、全面的考察职工依据,也是个人成长档案的组成部分。 为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。 范围 公司全体员工均应执行本制度，包含员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动合同、综合信息、处理决定及协议等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 管理职责 员工的档案由公司的人力资源部负责管理，人事专员专属管理员工档案。 保管职工档案； 收集、鉴别和整理职工档案材料； 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续； 登记职工工作变动情况； 为有关部门提供职工情况； 做好职工档案的安全、保密、保护工作； 办理其他有关事项。 归档内容包括 1）个人简历 2）身份证复印件 3）学历学位、资格证书复印件 4）应聘人员登记表 5）诚信声明 6）劳动合同 7）转正申请表 8）新员工培训跟踪表 9）培训上岗考试试卷 10)离职人员申请表 11）劳动合同解除证明 12）其他公司人事资料、制度、乐捐等（按实际情况添加到档案里） 人事档案管理相关规定 1.公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩 等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。 2.人事资料收集、归档后，人事专员在档案袋上详 细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。 3.人事人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要时能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。 4.凡是归档的材料必须经各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。（必要材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖章后归档） 5.严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。 6.人力资源部档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。 7. 档案目录和档案袋的样式、规格实行人力资源的制作标准。如果出现销毁情况，按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。 人事档案的整理方法 为每位员工建立一份独立的人事资料档案。 离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。 人事档案的查阅 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。 人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。 遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 所有查阅人员都必须如实填写《人事档案查阅登记表》。 人事档案的外借 不得外借他人档案，如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》，经部门负责人、人力资源部负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、总经理批准后方可办理。 公司总经理、人力资源部负责人可直接通过人事专员办理查阅手续。 3. 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。违反者视情节轻重，予以惩罚。情节特别严重的，公司保留追究其法律责任的权利。 4. 外借档案必须及时归还人力资源部，人事人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》签字确认。 5. 档案应该备份 6. 对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。 7. 原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。 8. 对存入电脑的重要资料应设密码保护。 八、档案销毁的条件 1. 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。 2. 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。 3. 已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。 4. 被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到三年以上的。 5. 应聘者档案存放时间达一年以上的。 6. 超过一年以上的人力资源部报表。 批注：公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。需要销毁的档案