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第六章 公文处理 第一节 公文处理工作的特点和原则 第二节 公务处理工作的方法 一、收文 二、发文 第一节 公文处理工作的特点和原则 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。前一章主要介绍了公文的拟制，本节主要介绍公文的办理、管理和立卷归档。 一、公文处理工作的特点 1、程序性。一般说来，集中地表现为鲜明的节奏性和一定的规律性。一份公文进入一个单位以后，从收文、登记到批办、承办等等事项，依次流水作业，遵循一定的原则和程序。 2、政治性。不仅被处理的公文本身具有政策性，而且在处理公文的指导思想和组织方法上，也必须以一定的政治需要为中心。 3，具体性。不仅公文的处理程序是一一具体的，而且各个程序的具体内容以及各个程序的联系方式，也都是具体的。 4、保密性。公文的处理过程，可能是制定政策的过程，也可能是执行政策的过程，前者需要保密，后者也需要“暗箱操作”。 二、公文处理工作的原则 1、及时。公文处理特别突出时间要求，要及时，不延误。尽管公文本身有轻重缓急之分，但只是相对而言。 2、准确。公文处理，应该送给谁，不应该送给谁，应该怎样送，必须准确无误。 3、安全。保证公文运转的的稳妥，不发生意外，如不丢失、不损坏。 4、统一。一切属于公文处理的工作，都应由秘书部门统一管理，统一规划，不能各自为政。 5、保密。 第二节 公文处理工作的方法 按照公文的流向，公文处理工作可以分为收文及其处理、发文及其处理两个系列。 一、收文及其处理 签收登记－）分发－） 传阅－） 拟办－）批办－） 承办－）催办－）注办－）归档 1、签收登记。 这是收文及其处理的第一个步骤，分别为单位的收发室和办公室来做。 其中收发室又叫外收发，主要负责外部来文的简单接收工作：一是签收，在来文与发文单核对无误后，正式签字，表示收妥；二是登记，对来文的日期、编号、单位、件数、机密等级、缓急程度等进行等级。 办公室或秘书处的收发又叫内收发，主要任务有三：一是将来文与外收发登记表核对；二是将来文拆封。拆封来文的范围是主送单位或虽署领导人收启、但领导人已经授权的两种；三是拆封来文后的详细登记，如标题、内容、份数、收文编号等项目。详见下表。 收文登记簿 2、拟办。 拟办指机关秘书部门或主管的业务部门对来文提出初步的处理方案或建议，供领导人批办时参考。这是发挥秘书人员的参谋、助手作用，减少领导花在文件堆里的精力和时间，提高工作效率的有效措施。 做好来文的拟办应注意：第一，认真阅读来文，切实掌握文件的内容、性质与具体意图，以便有针对性地提出拟办意见。第二，熟悉单位领导的工作分工、各职能部门的职责范围与当前工作部署，以便准确地提出拟办意见。第三，拟办意见要简明扼要，一般要写清：由哪个部门主办、哪个部门协办；哪些领导阅批、哪些领导阅知；处理方案和倾向性意见。第四，为了便于领导对拟办意见的斟酌，秘书人员应将文件涉及的有关材料随拟办意见一并附上，以供领导参考。第五，拟办意见要写在《文件处理单》上，并签署拟办人姓名与日期。 （见下表） 文件处理单 3、分办和传阅。 分办 ：即根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。分办文书有三种：内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。 传阅：根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。传阅者会做出批示或写明意见。秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。 文件传阅单（附于文件前） 文件字号（或收文号） 4、批办。 批办指机关（部门）的领导对需要办理的重要公文批示办理的原则与方法，并签署姓名与日期。 批办要及时、迅速，批示的意见要明确具体：第一，对只需阅知的，要批示传阅或传达的范围以及时限要求。第二，对需要贯彻执行的，要批示贯彻执行的具体方案与意见。第三，对需要办理和答复的，要批示承办单位或人员及承办时限和要求；若需两个以上单位会同处理，还应指明主办单位。第四，对紧急、重大或难于处理的公文，应送请机关领导亲自批办。 5、承办。 承办是指有关部门或人员根据领导批示意见，对文件内容和要求的具体执行办理。承办是公文处理的核心部分，因为公文只有通过承办才能发挥作用，达到行文的目的。对秘书部门的文书机关和文书人员来说，承办主要是对需要办复文件的承办，即草拟复文工作。 承办的要求是：第一，统筹规划，妥善安排，即对公文分清主次缓急，有计划有步骤地进行办理，确保紧急、重要的公文优先迅速办理。一般地说，公文处理的时限是：特急件，应随收随办，在当时或当天办理完毕；急件，仅次于特急件