办公室和接待室的管理.PPT

办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 办公室实务第一章 * * 1． 办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。 2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。 3． 主要办公器械的使用。 4． 办公用品的准备。 5． 办公室和接待室的管理 本章重点： 1． 办公室的职能； 2． 办公室实务的含义； 3． 主要办公器械的使用； 4． 办公用品的准备； 5． 办公室和接待室的管理 。 1、办公室的含义与职能 　办公室的含义 -------广义：泛指一切办公场所。 -------狭义：某一类职业人员或 某一级职员办公场所。 -------特指：党政企事业单位 -------专指：某种专门的独立的工作机构。 1． 办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。 2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。 3． 主要办公器械的使用。 4． 办公用品的准备。 5． 办公室和接待室的管理 　办公室的职能与特征 　　 　　 　　办公室的职能 政务（业务）服务 事务管理 1． 办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。 2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。 3． 主要办公器械的使用。 4． 办公用品的准备。 5． 办公室和接待室的管理 　办公室的职能与特征 办公室的事务 服务性　为上司、组织、公众服务。 分散性　工作分散、人员分散。 专业性　一是特定能力、 　　　　二是通用能力。 主动性　有安排事务的主动权和余地。 繁杂性　涉及各方面，有形的无形的。 2 2、办公室实务的范围和内容 　　⑴我国秘书工作； 　　⑵国际秘书工作； 　　⑶我国外资企业、合资企业办公室实务。 　　同学们从P3－5 　　找出它们的共同点和不同 1． 办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。 2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。 3． 主要办公器械的使用。 4． 办公用品的准备。 5． 办公室和接待室的管理 3、办公室环境的布置和管理 环境布置目的 创造舒适而又工作效率高的环境 　　给上司和其他工作人员一个 　　能激发创意的好环境。 塑造组织形象　展示组织。 建立挡驾制度　 　　保证上司有效地工作。 有利于保密工作 　　接待与工作间的一道屏障。 3、办公室环境的布置和管理 环境布置内容 办公室的配置 照明　　　一般采用自然光， 　　　　　还有电脑控制灯光。 色彩搭配　基调统一，反差小。 隔音　　　控制好办公器械发出的噪音。 空气调节　风不能直吹人体， 　　　　　用温度计调控室内温度。 盆景、掛画　净化空气、消除疲劳、 　　　　　　调节情绪。 8－10 办公室的整理 ⑴上司办公室和接待室的整理　P11 ⑵清理和清扫的方法　P11 ⑶文员办公室的布置 　力求简单实用、整洁高效的原则。 3、办公室环境的布置和管理 11－13 C 办公室的配置——办公室的家具布置和空间设计。 考虑因素：沟通、保密、心理、情绪、休息等。 办公室类型：小办公室　15－20平方米，独立性好 　　　　　　　　　　　但浪费空间联系不便； 　　　　　　大办公室　100－200平方米，方便联系 　　　　　　　　　　　节省空间但易受干扰； 　　　　　　公寓式办公室　三五人的办事处， 　　　　　　　　　　　　　分内外间。 6 4、办公器械的使用 　使用传真机的注意事项： 　考虑到要占用对方时间，使用成本，保密性， 　表达情感的不适宜用传真机。 自学各种办公器械的使用。P14-18. A 6、办公室和接待室的管理　P21 D 传真机最好用来传送以下哪种邮件? （ ） A．一般的图纸 B．机密文件 C．很长的文件 D．感谢信 A A 5、办公用品的准备 　1）种类　P19 　2）订购和储备办公用品 　 　　　为上司配置办公用品： 　　　　　要考虑效率性和舒适性， 　　　　　还要了解上司的工作内容、 　　　　　爱好、年龄和个性。 5、办公用品的准备 以下哪些不是文员在准备办公用品时 的职责（ ） A．订购