档案数字化的加工.ppt

档案数字化的加工 目 录 第一章 档案数字化 档案的数字化，又称数字化加工或数字化转换，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息的过程。可以转换为数字化信息的档案类型包括纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案等，转换之后的数字信息可以有文本、图形、图像、音频、视频等多种媒体格式。 第一章 档案数字化 第一章 档案数字化 档案数字化的意义 提高工作效率， 降低档案利用成本 最大限度保管和保 护库存档案实体安全 第二章 档案数字化的准备工作 第三章 档案数字化加工的具体环节 档案著录 档案著录是档案工作现代化的重点，也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到，如果著录有错，查阅不出来，我们的档案数字化也就没有意义了。 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 图像存储格式 一般采用TIFF格式 第三章 档案数字化加工的具体环节 图像文件的命名 文书档案： 专门档案：根据实际情况命名扫描图片，保证文件 名在数据库中的唯一性。 档案扫描文件命名补充规定.doc 第三章 档案数字化加工的具体环节 图像数据质量检查 （1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。 （2）文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 （3）同页有两个以上文件，需分别扫描或图像分割处理，并进行合页处理。 第三章 档案数字化加工的具体环节 装 订 扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。 装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页，保持拆卷前的原貌。 第三章 档案数字化加工的具体环节 数据挂接 以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号或者文件顺序号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。 第三章 档案数字化加工的具体环节 数据验收 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% 第四章 数字化成果的管理 不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一光盘里 。 为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。 第四章 数字化成果的管理 温湿度：15℃-27℃ 40%-60% 防止灰尘 防止外来磁场 防治机械振动 防止光线（特别是紫外线）和有害气体的影响 第四章 数字化成果的管理 第三章 档案数字化加工的具体环节 第三章 档案数字化加工的具体环节 第四章 数字化成果的管理 移动硬盘 3 1 硬盘 3 2 光盘 3 4 磁带 3 3 存储设备 数字化成果的保管 存储设备的保护 第二章 档案数字化的准备工作 第一章 档案数字化 第三章 档案数字化工的具体环节 第四章 数字化成果的管理 实用性原则 2 特色性原则 4 开放性原则 3 3 价值性原则 3 1 档案数字化原则 1 2 3 4 一般流程 组织模式 数字化 扫描范围 档案范围 第二章 档案数字化的准备工作 调出档案 数据核对 档案修复 档案整理 工作计划 准备工作的一般流程 归还档案 第二章 档案数字化的准备工作