第1章制作长文件.docVIP

第1章製作長文件 2 1-1 使用大綱模式第1章製作長文件 利用Word來處理冗長的文件，是最能發揮文書處理軟體特色的地方！像是報告、論文、簡報等資料，由於資料量龐大，而且資料種類也多，因此如何有效使用Word 的工具來管理與安排，以收事半功倍之效，便是一個極重要的考量因素。使用大綱模式，可讓您在建立長文件時輕而易舉；使用索引及目錄，讓您的文件更具完整性，且易於查閱。建立不同需求與內容的版本，可使文件的製作更有彈性。本章乃為進階處理Word 文件的第一步，學會本章的功能，您才能製作出一份具水準的文書檔案！ 1-1 使用大綱模式 在處理Word文件時，使用適當的檢視模式，可以使操作更加順利。除了前面所介紹的各種檢視模式，例如標準、整頁、預覽列印..等之外，一般在處理較長文件時，我們通常會使用大綱模式。 1-1-1 大綱介紹 大綱模式是一種以層次化來檢視文件結構的方式。Word的大綱檢視模式功能，能幫助您輕易的建立或修改大綱，讓您檢查並組織文件的架構。在此模式下，您可以選擇只顯示標題，暫時將本文隱藏於標題之下，當移動標題時，便能將所有次標題，及其本文一起移動。而您在此模式下所做的任何更改，會在標準模式和整頁模式反映出來。 本段字元數 100 1-1-2 以大綱建立新文件 建立文件大綱的方式有三種：一種是在大綱模式下，鍵入標題來組織新文件，內定格式會使用標題樣式來格式化，這也是本節所要介紹的；第二種是將大綱階層，指定成個別的段落，使文件有層次的結構，而不套用內建的標題樣式。另一種則是將主題和次主題，鍵入一份編號的清單中，文件將不套用標題樣式，而以自訂的樣式指定。 本段字元數 50 以上字元數合計： 1-1-3 製作現有文件的大綱 如果文件已存在，您還是可以在大綱模式中，重新組織文件的結構。只要將標題和內文的大綱符號，拖曳到新位置或新的層次，便可重新整理內建的標題樣式，或大綱層次格式的文字。 1-1-4 大綱的摺疊、展開與選取 有時在編排大綱時，我們會只希望出現到某一層級的標題就好，它的下層標題及本文最好是隱藏起來，這樣可以方便選取、搬移及編輯。若要顯示或隱藏標題下層文字和本文。 1-1-5 重排文件 我們可以藉著將大綱標題或本文的升、降級與移動，來重排文件結構。當您拖曳文字時，若指標變成全向箭號，表示指標正位在一個大綱選取符號上，拖曳時，屬於該符號的標題或本文段落會隨之移動。 1-1-6 列印大綱與使用組合鍵 您可以列印螢幕上顯示的標題與本文，透過大綱的摺疊與展開，來控制列印出的段落層次與多寡。首先顯示想列印的大綱部份和階層於螢幕上，然後選取 一般　工具列上的 列印　鈕。 除了使用 大綱 工具列上的按鈕外，您也可以利用按鍵組合來摺疊或展開大綱階層並移動標題，按鍵組合之用法如下表所列： 1-2 製作索引 對長篇文件來說，建立索引可以讓查閱的人很快的找到所需的部份。通常報告、論文、參考書藉...皆少不了它。「索引」一般置於文件、書本或報告的最後，內容包括可讓使用者查閱列印在文件上項目的頁碼。習慣上我們將索引依字母或中文筆劃數來排列，分成許多節，中間再以空白行或字母、筆劃數來分隔，而Word2000中更加入了中國人的使用習慣，也就是以注音順序來排列。 索引的表現方式可以是單層或多層式的，如下所示。 1-2-1 鍵入或指定索引項目及格式設定 首先您要先在文件中指定要成為索引項目的內容，如果內容尚未存在，則可以鍵入方式建立。 1-2-2 編列索引 在準備好索引項目後，要開始編列索引了。編排時，Word會自動依字母、筆劃或是注音順序，於主項目下列出次項目。 1-3 製作目錄 一份報告或書本中總少不了目錄的部份，目錄的內容與格式尤其關係到讀者對該文件的了解程度與評價。在Word中產生目錄，也是一件輕鬆又容易的事。目錄通常放在最前面，若講究一點，可將目錄分為：文件目錄、圖表目錄、表格目錄等。製作的基本步驟與製作索引一樣，必須先指定要放在目錄中的文字內容，然後再編列目錄。 1-3-1 以標題樣式製作目錄 如果您的文件內容有套用標題樣式，在製作目錄時，Word可以很容易的辨識這些標題內容，並加入目錄的行列中： 1-3-2 以其他樣式建立目錄 當您具備建立樣式的能力時 ，通常我們會比較習慣自訂文件的樣式來套用，而不採用Word的預設樣式。即使您未套用標準樣式，也可以建立目錄： 1-3-3 更新目錄 目錄產生後，若文件內容又有增、刪，就必須更新目錄以反應實際的內容，此時可將插入點放在要更新的目錄上，按 F9 鍵，於 更新目錄 對話方塊中選擇 只更新頁碼（可保留在目錄、表格或圖形上所設定的格式）或 更新整個目錄 選項。 第2章有效率的輸出方式 在傳統的觀念裏，提到輸出就會連想到從印表機中列印。事實上，自從提倡“無紙化的辦公室”理想後，列印輸出已漸漸被網路傳