综合档案系统使用手册.PDF

目录 第一章 系统概述 - 1 - 第二章 预归档管理 - 2 - 2.1 文件登记 - 2 - 2.2 打印报表 - 2 - 第三章 档案管理 - 3 - 3.1 档案模板定制 - 3 - 3.1.1 如何增加和删除节点 - 3 - 3.1.2 如何进行模版节点属性定义 - 5 - 3.2 档案库定制 - 13 - 3.3 档案著录 - 15 - 3.3.1 如何进行档案资料的著录登记 - 15 - 3.3.2 如何对档案著录登记界面中主菜单下的按钮进行操作 - 16 - 3.3.3 如何对档案登记界面中主菜单下各菜单项进行操作 - 19 - 3.4 打印报表 - 24 - 第四章 立卷管理 - 25 - 4.1 如何进行立卷选项设置 - 25 - 4.1.1 如何进行立卷规则设置 - 26 - 4.1.2 如何进行立卷对应关系设置 - 26 - 4.2 如何进行档案室单独立卷+一事一件+归档文件目录操作 - 27 - 第五章 高级管理 - 29 - 5.1 口令修改 - 29 - 5.2 如何重新注册控件 - 29 - 第六章 数据移交 - 30 - 6.1 档案著录数据导出、刻录DBF 数据光盘。 - 30 - 第一章 系统概述 软件运行环境： 硬件：CPU：PII500 及以上、内存：1G 及以上、硬盘：20G 可用空间及以上、VGA： 800*600、光驱、3 寸软驱、鼠标等； 软件：中文WINxp 版本及以上。 - 1 - 第二章 预归档管理 2.1 文件登记  进入系统依次点击“预归档管理”、“文件管理”下的“文件登记”图标，弹出的界面如图2-1 所示；  在界面中，屏幕最上面为操作菜单，在本界面所有的操作命令均可在菜单中找到；  菜单下为文件登记时需常用的一些按钮，可以让用户在直接点击即可操作，而无需到菜单中寻找；  按钮下的界面又分为两列，左侧为文件库的树形结构，所有用户已建立完成的文件库均在此树形 结构中；右列即为文件的浏览及录入窗口；  展开左侧树形结构，找到需进行文件登记的文件库，并用鼠标选中使其高亮显示，如图3-1 所示；  默认状态是“只读”状态，只有点击“编辑”按钮，才能对文件库进行操作，再次点击“编辑” 按钮则又回到“只读”状态；  点击主菜单下的“录入”按钮或单击“记录”菜单下“登记”项即可进行文件的登记；  文件的浏览及录入窗口有两种显示方式，系统默认为列表式显示，用户可以通过点击本窗口最下 方的“卡片”页面按钮进行显示卡片式模式；但即使在“列表”状态下，用户也可以进行数据录 入与调整；建议录入数据时采用“卡片”界面； 图2-1 文件登记编辑框  界面中将把所有的并经允许显示的著录项全部显示出来，在此界面中即可对每一个著录项进行登 记，用 TAB 键或回车键可以在著录项间进行切换； 当录入到最后一个著录项目时，按回车键，即可将上一条记录复制下来，用户对其进行修改即可。 2.2 打印报表 参见4.4 档案管理报表打印。 - 2 - 第三章 档案管理 3.1 档案模板定制 本模块功能主要实现：档案库的库结构定义、档案库的树形结构定义、档案库录入字段的选择、所需 输出报表的定义（包括增加、删除和修改）、排序设置、档号生成规则定义、字段值关联设置、档案库关联 设置及查重设置等相关功能，是档案管理的核心功能及基础模块。其主界面如下图3-1 所示： 图3-1 定义档案模版 3.1.1 如何增加和删除节点 用户可以根据自己的要求来定义各层节点，每一种分类可以定义一层，每一层下还可以根据需要再定 义下一层，软件最多