文书档案管理制度..docxVIP

．文书档案管理制度制度名称文书档案管理制度受控状态编号执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的。为了建立健全集团的文书档案管理工作，加强对整个集团文书档案的科学管理，有效地保护和利用文书档案，结合本集团实际情况，特制订本制度。第2条适用范围。本制度适用于集团总部和下属各子公司。第3条职责分工。1．行政管理部（1）确定各类档案的归档范围。（2）确定档案分类和档案编号方法。（3）制订档案日常管理规定。2．集团各部门以及子公司相关人员集团各部门以及各子公司应指定专人分管具体文书档案工作，他们主要职责包括以下3方面的工作。（1）了解本部门或公司的工作业务，掌握本部门或公司资料的归档范围，做好档案资料的日常归档工作。（2）相关文件应定期归档，即对本部门或公司承办的文件档案平时收集归卷，分类保管，并于每季度最后一天将上季度办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向集团行政部提交备份。（3）相关人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，办理好档案借阅登记手续并及时清点、催办文件的借阅情况。第2章文书档案归档范围第4条重要的会议材料。包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第5条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第6条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第7条本公司经营管理活动中产生的各种即内部文件资料，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。第8条本公司反映主要职能活动的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等。第9条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第10条本公司关于职工奖励、处分的文件材料。第11条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第12条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第13条本公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料。第3章文书档案归档要求第14条已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。第15条归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。第16条存档文件必须为原件，至少三份（包括复印件）。第17条文件归档时要有交接手续。第18条每年六月份之前，各部门向行政管理部档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案，并办理移交手续。第19条各部门的相关人员有责任协助档案管理人员共同做好文书档案的收集和保管工作。第4章文书档案的借阅第20条档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅文书档案的部门及人员需说明借阅目的，并办理借阅手续。第21条因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、行政管理部经理签字批准后方可借阅，绝密类的文书档案除需经部门负责人、行政管理部经理签字外，还必须经总经理签字后方可借阅。第22条因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人签字后方可借出。第23条借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。第24条档案管理员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。第25条借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人。如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。第26条凡从公司办借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经行政管理部经理同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还公司办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报公司行政管理部批准，并在借阅登记薄中注明。第5章文书档案的保管及销毁第27条档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。第28条公司对所有文书档案实行集中统一管理，由公司行政管理部负责。第29条档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。第30条文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。第6章附则第31条本制度法由公司行政部负责制订、修改并解释。第32条本制度后自发布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期