某地产公司文件管理制度..docVIP

***公司文件管理制度 目的 为使本公司质量管理系统文件编码、制作、审核、发行、修订、作废、使用管理等作业有所依据，确保各有关埸所使用之文件和资料均为有效版本。为了使公司体系管理活动中应用的文件和资料得到管控管理，特制定本制度。 作业内容 2.1文件类别 序号 文件类别 说明 1 受控文件 正式运行于体系中﹐受收发控制之文件。 2 参考文件 只作为参考使用，不作文件收发控制。 3 管理文件 规范为完成某项工作所需的过程方法及途徑的文件。包括：环境及质量手册﹑程序文件﹑规定﹑检测标准﹑SOP、办法、制度等。 4 技术文件 研发部依市场部需求，所制作出的相关文件，亦凡指涉及工程技术部份，即称为技术文件。如工程图、产品规格等。 5 外來文件 客户与供货商提供之图面、技术数据或国际标准等数据。 2.2一、二、三阶文件 2.2.1文件和资料的受控与非受控状态标识 2.2.1.1受控文件与资料由文控中心加盖紅色发行印章以标识其受控，文件管理人员于文件发 行前，需以正本文件印制副本，再于副本上加盖红色发行印章字样以示标记，正本 需保存于文控中心以作为后续影印发放之用。 2.2.1.2由文控中心提供给客戶或其它有关机构作为参考性之文件和资料属于非受控文件，非受控 文件由文控中心加盖紅色“仅供参考”印章以示不受控，非受控文件不受版本变更之限制。 2.2.1.3文控中心列管之文件正本(含电子媒体形态存在的文件)，不加盖受控发行印章﹐以作为后 续各单位申请领用影印发放之用。 2.3文件编制或提案 2.3.1各部门根据内、外部信息确定文件编制任务。 2.3.2新编制之文件的格式与编码作业依据《文件和资料编码原则》执行。 2.3.3新编制之文件经制作完毕后，由原编制单位人员作校对工作。 2.3.4新编制文件如为跨部门运作之文件，以《文件会签表》送各相关部门﹑单位会签，会签可以以传阅的方式进行，亦可以会议的方式进行,会签完成后，依《文件管理程序》6.3项执行； 2.3.5新编制文件属部门或单位內部运作之体系文件，该文件可不经会签，依《文件管理程序》6.3项执行； 2.3.6新编制文件经审核﹑批准完成后，由编制单位人员依发放范围及状态填写《文件收发明细表》，连同新编文件一起交回文控中心。 2.4文件的发放及领用 2.4.1文件新编﹑更换版本或新收到之外來文件的发放，由文控中心依据责任单位所填写《文件收发明细表》中所提示之发放范围及受控需要状态进行发放，且文件修订或新文件发行，依主管核准的时间起一个星期内必须发行。 2.4.2文控中心在发放文件时应需收文单位人员于《文件收发明细表》上签名确认，以作为收发文及后续文件控制管理之依据。 2.4.3各单位当文件有遗失、破损、脏污、增补等状况时，需求单位须填写《文件补发申请表》说明原因。 2.5文件的修订与管制 2.5.1管理性文件修订 2.5.1.1文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其它因素需进行修订时，请统一由原编制单位以《文件更改申请单》提出申请，并将申请单送原审批部门进行审批。 2.5.1.2修订文件如为跨部门运作之文件，修订单位需将《文件会签表》和审批过的申请单送各 单位会签，会签完成后，再将修订文件送原审批部门进行审批。最后，由文控中心通过审批后，方可发行。 2.5.1.3修订文件如属部门或单位內部运作之体系文件，该文件可不经会签，申请单位需将文件 送原审批部门进行审批，审批完成后，再需由文控中心审批发行。 2.5.1.4文件修改內容如属重要作业流程或影响到现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位 必须将《文件会签表》会签各相关单位，作为文件修改前的作业依据。 2.5.2技术性文件修订 2.5.2.1凡涉及研发部的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订、 发放、作废回收。 2.5.3管理性文件、技术性文件和外来文件的管制 2.5.3.1凡公司管理性文件（如：程序文件、制度、规定等）由文控中心备份管制。 2.5.3.2凡涉及研发部技术性文件，则由工程部自行管制，祥见《工程部管理制度》。 2.5.3.3当文控中心接收到客户与供货商所提供之文件类、技术数据或国标标准时，应对收集的外 来文件编制目录清单，以易于检索，应在其文件上加盖“外来文件”印章以示区别； 2.5.3.4以电子媒体形态存在的外来文件，文控中心应将其列印一份以作备份之用； 2.5.3.5外来文件应编码以作管制，依《文件和资料编码原则》作业 ； 2.5.3.6各部门、单位人员如需使用，必须填写《文件借阅登记表》，经有关权责人批准后交文控中心，以作领用之用； 2.5.3.7文控中心制定受控文件清单，也应归档登记及备份。 2.5.3.8各部门人员所使用之文件﹐如装订成冊时﹐应编制目录﹐并依顺序排列放置