秘书人员的角色意识.docVIP

秘书工作者所应具备的角色意识 作为一名秘书工作者，要真正做好“三服务”工作，就要弄清自己的社会角色和分工，努力培训和强化正确的角色意识，这样才能明确职责和任务，顺利完成各项工作任务。笔者认为，秘书工作者应该牢固树立“高度负责、乐于受命、热情服务、和谐沟通、一流高效、严格守纪”的角色意识，为办公室工作的科学发展提供优质服务。 一要树立高度的责任意识。责任意识来源于对工作性质的认识。以本人供职的单位为例，陕西省人大及其常委会是地方国家权力机关，是完成宪法赋予各项职责的工作机关。无论是立法、监督，还是决定重大事项、选举或决定任命国家机构领导人员，都具有政治性强、涉及面宽的特点。人大机关的秘书处担负着为代表大会、常委会、常委会主任会议（简称“三会”）有关，为领导服务，为机关服务，为基层群众服务的重要职责，处在人大机关各工作环节的重要节点处，直接或间接地为本省的经济建设和社会发展服务，责任重大、使命光荣。以办会工作为例，每一次常委会议和主任会议召开之前都要进行议题安排，哪些议题上会，哪些不上，哪些是年初制定的工作计划中确定的，哪些是立法计划中确定的，哪些是“一府两院”新近提出来的，哪些是根据领导意见或工作需要临时增加的，等等，都需要人口回顾梳理，主动征求各委员会意见，遗漏了哪一项工作都会给机关的工作大局造成影响。有了这种责任意识，就会认真到自己所从事工作的重要意义，责任心就会加强。 二要树立乐于受命的意识。同样一件工作，有的人做得热情高涨，面有的人则牢骚满腹，为什么？因为他们对工作的看法和认识不同从而导致了态度上的差异。作为秘书工作者，承担的工作繁杂琐碎，且有很强的被动性，如果不能以正确的心态对待，那就会产生厌烦的情绪。比如，当领导交办一项不属于自己职责内的任务时，如果有“这不是我应做的事”的想法，就会产生抵触情绪，找种种借口推诿。没有乐于受命的意识，又怎能做好“三服务”工作呢？ 三要树立热情服务的意识。秘书工作者的服务体现在工作的各个环节上，所以服务的要求和标准理应更高。秘书工作都要比其他人“眼更亮”、“腿更勤”、“嘴更甜”，要有主要服务的意识和善于补台的能力。热情服务也许别人没有体会到，但冷漠粗心却会被服务对象“记住”，被其他人“放大”，有时还会成为大家议论和指责的焦点。可见，秘书工作者的服务就是在琐碎中见功夫，在平淡中显不凡。因此，秘书工作者要善于总结，不断完善细节、规范流程，把一些重要日常工作的操作流程和要点总结提炼出来，形成良好的运行机制。这有利于实现服务工作的规范化和标准化，使各项工作有章可循。 四要树立和谐沟通的意识。沟通，是做好秘书工作最主要的途径，很多工作都需要把本单位、本部门或外机关等方方面面组织在一起协同开展。仔细回想，工作中的一些失误和不足，不是因为个人水平有限，也不是因为工作难度太大，而往往就是因为少打了一个电话、少问了一句话，或者是沟通不及时造成的。在秘书工作岗位上，不会沟通，就难以开展工作，就不能高效地完成任务。强化沟通意识就是要认识到，工作中的沟通，是一种责任心的传递，是一种工作态度和作风的传递。秘书工作者承担着大量对外交流交往、协调、组织的工作，应该具备必要的沟通艺术和技巧。比如，在资料收集时、在接待来宾时、在督办领导批示件时、在会议活动的组织安排是地，所有的沟通活动中，秘书工作者不仅代表自己，更代表领导，代表机关，只有带着责任心，变被动交流为主动沟通，才能圆满地完成各项目标任务。 五要树立高效运转的意识。以文书处理工作为例，每天都有成百上千份的文件从手上收受和分发出去，没有一流高效的作风是不行的。什么样的文件分发给谁，什么样的文件由谁来送发，什么样的文件需要呈办，什么样的文件什么时候送发，什么样的文件需要急办，什么样的文件编什么样的文号印发等，都需要在很短的时间内准确无误地完成，这是需要日积月累、不断总结的。也许就是因为你的判断不当，把本应尽快呈送领导批示的文件当作一般文件处理，就会延误工作或给工作造成相当大的被动。秘书工作者要想高质高效地完成工作任务，就必须加强学习，善于从工作实践中总结问题、研究问题、解决问题。 六要树立严格的组织纪律意识。在任何一个组织或单位工作，都必须遵守该单位的各项规定，这种意识必须固化在每一项日常工作中。首先要有保密意识，特别是机要件的办理和机关档案的管理工作更是如此。其次要依照程序办文、办会、办事，遵守组织原则。第三要及时反馈，作为秘书工作者，必须遵守接受指令、处理指令、反馈结果的办事过程，不能等领导询问办理情况时才手忙脚乱、支支吾吾。 姚金川 摘自《秘书工作》（2009.02）