传媒集团招标采购档案管理思考.pdfVIP

媒介管理 Media IIILIII；JgeIIIClI[ 传媒集团招标采购档案管理思考 ◎刘 艳杨 莉 随着湖北Et报传媒集团事业的发 的采购活动中形成的真 ● 展，招标采购档案产生越来越多。目 实厉史记录的采购档 前，国家对招标采购档案管理要求并 案．档案内容是密切联 不十分明朗。从档案管理的角度看。 系的有机整体。例如，某 一一I ．冒一紫 招标采购档案管理的主要任务是依 家具项目的采购一般都 ．瓜f 据国家相关招投标法、档案法律法规． 是从申购部门报告、领 按照招标采购档案运行规律和特点． 导审批工作方案至立项 集中统一地管理招标采购档案，确保 开始，要经过市场摸底 招标采购档案的系统、完整、准确和安 调查、发布采购信息、供 全，积极创造条件，开发招标采购档案 应商报名、发出招标采购文件、回收投 的统计数据，帮助总结工作经验，提高 信息资源。为集团事业发展做好服务。 标文件、抽选评标委员、召开项目组开 采购质量，维护国家和集体的利益，提 在招标采购订立合同之前，在公 标定标会议、确定中标单位、发出中标 高集团采购资金的使用效率。提升集团 开、邀请招标采购、谈判、询价等过程 通知书，与供应商签订合同，家具的验 廉政建设．促进集团采购工作的开展。 中．会产生各种带有凭证性能及价值 收出具报告等过程。 如每年的新闻纸采购，则需要将往年的 的图表、文字等资料，这些就构成招标 成套性是招标采购档案的重要特 档案数据结合市场动态管理机制的信 采购档案。招标采购档案是招标采购 点．它集中体现在采购档案形成和内 息，一方面通过多种信息手段掌握市场 活动的真实反映，成为项目参与法律 容构成两个方面。成套性特点对采购 变化．另一方面继续坚持深入市场一线 谈判的依据。 档案的管理起着重要的规定和制约的 考察，掌握真实的第一手材料，做到时 作用，它要求采购档案必须完整。 刻保持与市场的有效衔接，确保第一时 一、招标采购档案的含义 采购档案动态性的特点，是指采 间掌握市场最新动态．提高市场研判和 集团的监督管理部门、采购人以 购档案在一定条件下可以补充．它始 应对能力．掌握主动权。保证集团采购 及采购代理在单位的采购活动中产 终与客观对象保持一致，随着记录对 价格处于市场较低水平的同时保证质 生的文字、图像、声像以及纸质、光盘、 象的变化而随之变更．始终与现实保 量较优。围绕“控制成本、采购性价比 磁盘等不同类型介质的记录，这些都 持一致。如，房地产项目档案是房地 最优的产品”为工作目标。 称之为集团采购档案。集团采购档案 产工程实施的依据，当实施过程中由 其次．招标采购档案能够体现采 主要包括：(1)采购计划申报表；(2)采于各种原因进行了设计变更，在原有 购人或者采购代理机构、供应商以及 购活动实施过程中形成的各种审批表 档案存储的信息后，必须补充更新后 相关部门的采购活动行为．同时也能 格及其他文字资料；(3)供应商资格审 的设计图纸或其它档案资料。 够对采购行为进行监督管理．不仅要 核相关材料；(4)采购公告；(5)招标文 采购档案中很多涉及的采购价 对招标采购计划和采购的程序进行 件；(6)招标现场记录文字材料；(7)专格、评委的确定等有关内容是保密的。 监督