浅析档案业务外包的历史渊源——以商业性文件中心为视角.pdfVIP

鬻} I 囊业务纵横 # ■■■■∞ 0 付—— (商业性文件 中心)接管”的过程 ，与 “外包”中 “利用外部资源来完成传统上 由企业 内部人力和资源 完成的功能或业务”的理念不谋而合。 诚然 ．企业选择 “外包 ”战略的 目的是获取成本低 廉且卓有成效的产品和服务，以弥补 自身的不足，从而 专注于核心业务的发展 ，因此 “外包”活动中承接 “外 包”任务的必须是 “相对专业 、高效的”优秀外部资源 。 不断追求进步的商业性文件 中心一直力求符合这一标 准，在实践中也表现得可圈可点。与联邦政府借助法律 中心本是营利性机构 ，注重成本、讲求效率和追求利润 和行政手段统一规划设立的联邦文件 中心不同，商业 是其根本 目标所在 。90年代后期 ，在全球企业重组 、兼 性文件 中心主要为对经济高效的文件管理需求较为迫 并 、收购风潮盛行的大环境下，商业性文件中心也掀起 切的各类企业提供服务，其建立和发展速度不受联邦 了整合浪潮。大型商业性文件中心纷纷收购或并购小 政府约束 ，完全取决于市场需求。市场化意味着在竞争 规模的中心，最典型的案例是 20世纪90年代末 、本世 中优胜劣汰。意味着必须依靠人员专业化 、经费专项 纪初 IronMountain对Pierce—Leahy公司价值 1．1亿美 化、设施专门化、业务 自主化、管理科学化 ，才能满足文 元的并购。2000年 2月并购完成时，公司客户数量升 件形成单位节约投资、方便利用、省时省力的需要。20 至 115000位 。目前 IronMountain已在全球建立了600 世纪 70年代起 ，商业性文件 中心就表现出对技术的高 多个分支机构 ，是拥有 12万客户 ，产值超过 23亿美 度重视，甚至是依赖 。及时引进先进技术运用于文件管 元．年收入 1．2亿美元的大型跨国公司。 理和服务 ，是商业性文件 中心的普遍做法和一贯作风。 f二1商业性文件 中心起源与发展过程 中蕴含 的 “外 此外 ，商业性文件 中心在管理效率及服务质量方面都 包”理念 臻于至善。仍 以IronMountain为例，任何一家有文件管 从实质上看，商业性文件中心的产生可以视为企 理 “外包”需求的企业 ．都可 以通过 电话或网络与 Iron 业将 自身半现行文件管理职能 “外包”的过程 。20世纪 Mountain取得联系 ．IronMountain的工作人员将及时 以来 ，美国文件数量呈高速增长的态势 ，在文件管理难 登门，主动提供文件的运输服务 ，将客户委托保管的文 度不断增加的现实背景下 ，若继续沿用 自行保管 自身 件存放在库房中加 以妥善保管。IronMountain员工进 半现行文件的传统管理方式，其人 、财、物的耗费将使 入公司之前要经过严格的选拔和考核，以保证员丁的 众多企业不堪重负。改革原有方式 ，寻求一种新的、更 忠 实可 靠 。而在 文 件 运输 和 转递 的过程 中 。Iron 经济高效的管理形式 ．已成为各企业的普遍要求和共 Mountain公司的各种安全保护措施也十分严格 、细致 。 识，商业性文件中心便 由此应运而生。为了缓解 自身半 从文件管理的专业化角度来看，商业性文件 中心是当 现行文件数量急剧增长的巨大