关于加强高校人事档案管理思考.doc

关于加强高校人事档案管理思考摘要：随着高校教育教学和人事管理体制改革的发展和不断深入, 高校人事档案工作也有了新的内涵,高校人事档案旧的管理模式已不适应各方面的发展。新形势对于高校人事档案的管理模式、档案信息资源的开发利用以及对人事档案工作者本身的素质都提出了新的更高的要求。高校应积极探索人事档案新的管理方法和手段,为高校科研、教学服务。 关键词：人事档案 管理 高校 对策 一、目前人事档案管理工作中存在的主要问题 （一）在人事档案管理工作中普遍存在的重视不够的问题，把档案工作看成只是保存，没有开发利用的价值，不能把档案工作摆到应有的位置。档案管理人员调动频繁，队伍不够稳定，从事档案管理工作的人员多数都是边干边学，专业对口的少。档案管理制度不健全，思想观念陈旧，跟不上信息时代对档案管理工作的要求。特别是投入严重不足，造成设施落后，管理手段单一，导致档案工作长期处于被动应付，服务质量不能得到有效的提高。 （二）随着我国政治体制和经济体制改革的不断深入，人事档案工作中，部门、单位合并组合频繁，人员的流动量较大，客观上造成了材料入档、整理档案任务繁重，而各部门、各单位档案管理人员大多数人员不足，管理水平比较落后。很多情况下，都是工作量大时，临时抽调人员来突击工作，难以保证人事档案的质量。 （三）人事档案管理有待于进一步规范。从目前情况看，人事档案管理设施不完善，制度不健全，人事档案不能及时补充材料。同时，现有人事档案需要入档的材料比较多，纸张大小不一，不能做到整齐化一。还有的材料内容不够规范，如，鉴定和考察材料多数是千人一面，套话多，不能真实、客观地反映干部个性、特点和专长。 二、加强人事档案管理工作的措施和对策 维护干部人事档案的完整、准确与安全，是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容，涉及到贯彻落实党的干部路线、方针、政策，它直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用，关系到每个干部的切身利益和政治前途。 （一）抓好基础建设，力争达到人事档案管理工作的规范化。但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节。一是档案材料收集不齐全，没有注意收集干部档案中必备的材料，造成档案的材料流失。二是鉴别不准确，把不应归档、手续不完备和有问题的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性；三是整理不及时，对收集来的档案材料没有按规定及时整理归入档案，导致无序管理；四是制度不到位，材料的转入、转出、档案的查（借）阅等手续不按规定履行，档案管理混乱。针对存在的这些问题，首先要从日常管理工作入手，应坚持做到“四化”。一是收集归档程序化，建立健全干部人事档案材料的归档制度，把人事档案管理的各项职责和制度落到实处，特别对于人事变动、工资调整等材料，应及时督促有关部门按干部档案形成时间移交管档单位存档。二是鉴别整理规范化，严格按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除。保证归档材料必须完整、真实、文字清楚。凡规定必须有关部门盖章的，应该印章齐全。各类审批表、任免通知等应有批准机关名称、时间和文号。凡个人撰写的材料要注明时间，并经本人签字。按照《干部档案整理工作细则》对所收集的干部人事档案材料进行准确的分类，做到档案材料排列有序，层次清楚，加工合理，目录清楚，字迹工整，装订规范，应追求较高的人事档案案卷合格率，在整理案卷时，每一个步骤都应严格按规范操作，避免不必要的返工和人力、物力的浪费。三是设施建设标准化，按照档案管理基础设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和设备，使干部档案管理实现现代化。四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的八项制度，使每项工作都制度化，保证管理工作井然有序地开展。 （二）要从我国改革开放和经济建设的大局出发，与时俱进，大胆改革创新，健全人事档案管理内容。一方面要规范人事档案管理，根据隶属关系的不同，分别管理不同层面的人事档案，该谁管的必须清楚，哪些部门管到哪一级要有明确的规定。另一方面，要求档案管理人员要做到口勤、腿勤，主动工作，对缺少的材料及时追补和不断补充新的资料。同时，人事档案具有变化快的特点，比如：职称晋升和聘任，职务变动、聘任时间变化（行政职务）。都应及时更改档案目录。反应出最新的个人档案信息，以便更好地为有关部门提供利用。 （三）要加强对档案管理人员的培养和教育，特别是应有的高度的责任感和事业心，对收集的档案材料要认真审核，反映干部职工的德、能、勤、绩的鉴定材料，考核材料要真实、具体、全面，要突出个性，做到完整鲜明并且主体地反映出一个人的真实情况，为组织上历史地、全面地考察与了解和正确选拔使用干部提供准确可靠的依据。 （四）要正确认识档案的保密性，做到合理合法的利用人事档案。档案材料有些是保密的