加快高校二级教学单位档案信息化建设.docVIP

加快高校二级教学单位档案信息化建设摘 要： 信息技术在高校各领域管理中大量运用，网络化、数字化使得校园资源得以充分共享。当前高校二级教学单位院系的档案管理存在重收集轻利用、机构设置不健全、管理手段落后、档案队伍不稳定等问题。因此，加强高校二级教学单位档案数字化管理，必须要从规范技术要求和强化档案管理人员业务能力两个方面入手。 关键词： 高等院校； 教学单位； 档案管理； 信息化 中图分类号： G642.2 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）07-0168-02 随着社会各领域的信息数字化不断深入，社会信息数字化程度不断提高，各种信息数字化技术层出不穷，信息技术在高校各领域管理中大量运用，网络化、数字化使得校园资源得以充分共享，传统的档案管理方式显然不能满足信息网络化、数字化校园发展的需要，也必须快速适应信息数字化的要求，加快档案数字化建设。二级教学单位的档案是高校档案不可或缺的重要组成部分，其信息数字化程度的高低直接决定学校档案为高校的发展、学生以及社会提供高效优质服务高低。 一、档案信息化建设在档案工作中的作用 “高校档案工作一般由档案实体管理、档案信息资源开发和档案工作信息反馈三部分构成。档案实体管理和信息反馈为档案信息资源开发储备资源、提供信息，而档案资源信息开发则会促进档案实体管理水平的提高，进而达到更好地为利用者服务的目的。”［１］档案信息这一原生信息源必将在社会和校园信息化建设过程中发挥重要的基础性作用。同时，档案数字化、网络化也是社会和校园信息化建设的必然要求和重要内容。因此，档案信息化建设具有时代要求和重要的现实意义。 1. 档案数字化、网络化为学院、师生的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，以形成决策咨询系统，对实现院系各项管理工作的科学化、规范化和高效化起到重要推进作用。不断创新档案工作模式，改进档案利用的方法和技术，电子文档、档案收集全程信息化管理进入档案管理领域，及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的微缩、储存，并使用文档一体化技术，建立完整、高效、安全的档案信息网络，以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换，实现最大程度的资源共享，更好地为教学科研服务。 2. 档案数字化、网络化为充分利用和开发馆藏档案信息、及时收集现实档案创造条件，将大大缩短档案形成和利用的周期，扩大档案收集范围，最大程度避免归档过程中不及时、不齐全等现象。同时，档案信息数字化、网络化有利于节省库房空间和档案装具等实物空间，节约人力、财力、物力，提高档案管理工作效率。 二、当前高校二级教学单位院系的档案管理现状 在校园信息共享与网络环境下，高校档案管理工作面临更大的压力和挑战，所存在的诸多问题日益凸显。二级教学单位院系档案管理与利用是高校档案管理工作的基础，直接关系到学校档案管理工作。院系档案工作经过数年建设，管理体系基本形成，档案工作基本满足需要。但是，与校园信息网络化、共享化要求还存在巨大差距，主要表现在以下几个方面： 1. 思想认识不足，重收集轻利用。由于部分院系工作人员对档案工作存在思想上的偏差和认识依然停留在低层面，认为档案工作就是收集、归档和必要时的开放。由于思想、认识上的原因，加之缺乏现代信息处理设备和手段，院系档案管理工作往往立卷归档一收了事，束之高阁，谈不上对档案信息进行科学分析和必要的提炼。档案管理工作始终停留在低层面的初级阶段。其实不然，档案管理的未来发展方向必是档案信息的数字化，以及档案信息的开发利用。一方面，教学、科研等档案信息需要共享。另一方面，由于档案是事物的客观记载，如果对档案进行科学的整理分析，提炼出有用的二次产品供学校管理层和社会利用，这样才能体现档案工作的价值之所在［２］。 2. 机构设置不健全，管理体制不合理。建立与学校信息化整体发展相适应的档案工作机构是做好院系档案工作的必要保证，是积极推进档案信息数字化、网络化的基本要求。虽然院系都配置了兼职档案员，建立了档案室或资料室，但档案管理职责不明确，绩效考核管理机制缺位。正是这种机构、管理体制的问题，导致档案管理工作几十年一成不变等局面。 3. 管理手段落后，缺乏工作创新模式。目前，多数高校的档案数字化建设严重滞后于学校各方面信息化建设的整体水平，是毋庸置疑的客观事实。作为二级教学单位院系的档案工作更是仍然停留在传统的手工层面上，遵循几十年来的老一套管理手段。虽然现代化办公设备一应俱全，但使用范围仅局限于文档目录著入，（这样也只能够）只做到档案快速查寻。档案信息数字化、网络化建设进展缓慢。 4. 档案队伍不稳定，业务水平有待进一步提高。 由于受到编制的限制，院系的档案员大多由办公室工作人员兼职。兼职档案员的工作重心自然不在档案工作上，再