档案信息数字化建设中问题及对策.doc

档案信息数字化建设中问题及对策当前，随着信息数字化浪潮的迅速到来，许多单位和部门，都在实施自动化办公项目。为此，一些工作人员抛弃了传统的纸和笔，而改用计算机进行网上办公，计算机和网络成了工作和生活中不可或缺的一部分。由于进行网上办公，工作方式发生了根本性的变革，使所需信息的快速收集、传递和利用成为可能。作为信息化建设中一个重要组成部分，档案信息数字化建设显得尤为突出。因为随着国民经济的快速发展，档案信息数字化也越来越快，这是每个档案管理人员需要面对的现实。然而不能忽视的是，在档案信息数字化建设中，也不同程度地出现了一些问题。为保证档案信息数字化建设又好又快地发展，当前迫切需要解决这些问题。为此，笔者提出以下几点看法，与大家一起商榷。 一、当前档案信息数字化建设过程中出现的几个问题 （一）实行档案“双轨制”中所暴露的问题 鉴于我国档案工作的现实，档案工作现行的管理体制是“双轨制”。这不仅为国家所提倡，而且还将持续很长一段时间。所谓“双轨制”，就是指档案管理人员对纸质文件和电子文件，同时收集、整理、保管和利用的两种不同的处理方式。从实践看，这两种方式各有优点。对纸质文件的收集、整理、保管和利用，已有一套完备的措施和办法，管理人员只要熟悉操作规程，就能很快掌握。同时，纸质文件还具备保管和利用方便、保密安全等优势。而电子文件，是近期才开始出现的，它涵盖面宽，且具有收集、保管、利用简单，不需要大的储藏空间，使用起来更加方便、快捷等优势。与此同时，我们还应看到实行“双轨制”暴露出来的一些问题。一是对于一种文件，却实行了两种不同的保管方式，既增加了许多人力、物力和财力，造成了不必要的浪费，又影响了电子文件的推广和应用。二是电子文件的自身局限性没有得到有效克服，其法律地位尚未得到完全确认。三是电子文件的安全问题，也未得到有效而彻底的解决，一旦遭到破坏，其损失不可估量。这与实行“双轨制”，达到档案信息收集、整理、保管、利用安全和利用方便的目的是相悖的。 当前，我国许多地方的档案管理仍是手工操作。要实行数字化办公，外部要与自动化办公网联接，内部需要购置计算机、打印机、服务器等设备。而建立内部局域网，由于受人员、经费、环境条件等因素的制约，目前很难做到。鉴于上述原因，我国档案最高主管部门，依据当前经济发展的状况和档案工作的实际，在充分征求各方意见的基础上，才确定了档案管理工作的两条腿走路方针――实行“双轨制”。 （二）档案信息数字化优势和潜能未得到有效发挥 相比一些经济发达的国家，我国的档案信息数字化建设工作起步较晚，目前只能说是处于初级阶段。一方面，经济条件相对落后的地区，档案管理工作仍是以手工操作为主；即使条件好的单位，也只是将档案目录输入了计算机而已。另一方面，经济条件相对发达地区，多数单位和部门，仍以建立档案信息检索系统和文档一体化数据库系统为主要任务，对现行文件全文录入未能实现且不说，就是对过去产生的大量的纸质档案、声像档案也未得到有效处理（数字化）。所以档案信息数字化的优势与潜能未得到有效发挥，要充分将其展示出来，仍需一定时间。 （三）电子文件的安全问题亟待解决 大家都知道，电子文件具有操作方便、传递快速、所需存储空间小等突出优点。但不可忽视的是，其自身在安全方面存在着亟待解决的问题。一是随着高科技的飞速发展，诸如多媒体技术、传真技术、信息高速公路、信息网络、光盘技术等在运用过程中，面临着一系列安全问题。二是在数字化信息的输入、存储、传输和提供利用等方面，同样也存在着信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取及病毒侵犯、人为破坏等不安全的因素。而且目前窃取机密信息的手段也越来越复杂、越来越现代化。三是由于电子文件的易改性、窃取手段的隐蔽性和电子终端的多样性，纵然设有网络监督部门，但查验起来仍十分困难，有些问题更是难以查证，使利用者对文件的真实性产生了怀疑。四是由于对网络中一些操作者的身份难以鉴别，使电子文件合法操作者的权限受到了限制，工作变得困难起来。以上问题的出现，对电子文件安全保管和长期保存带来了很大困难，成了一块阻碍档案信息数字化建设的绊脚石。 二、几点建议 （一）要建立高质量的档案信息数据库 现在，凡是在我国有条件的档案部门，都在建立档案信息数据库，虽多如雨后春笋，遍地都是，但归纳起来为两类。一是文件性数据库，二是检索性数据库。前者是我们实施档案信息数字化工作后，文件以数据形式存在并按一定程序排列的数据库。主要功能在于能完整地载入档案资料的内容，使人们通过网络获得较为完整的档案信息。有了它，就可以依赖先进智能化信息管理技术，以人工语言和自然语言进行搜索，为用户提高快捷高效的服务。后者主要是向用户提供档案的馆藏内容，介绍档案的目录、全宗内容、开放的范围及