认真做好电子档案管理工作.docVIP

认真做好电子档案管理工作当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，极大地影响和改变着人们的生产、生活、工作、学习、思维和交往。同时，在各级政府的支持推动下，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆(室)打破了单一的传统的纸质档案的管理?，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种新的变革。 要做好电子档案的管理工作，就必须首先了解构成电子档案的前身――电子文件的一些特性(因为电子文件归档后即成了电子档案)，惟有如此，才能有针对性地做好此项工作。那么，电子文件有哪些特性呢? 一、电子文件的一些特性 (一)电子文件的安全性 由于电子文件的自身特点，不可避免地存在着一些不安全的因素。要确保电子文件的安全性，就必须认清这些不安全因素。 1　数据的易改性。因为电子文件是由二进制数据组成的，二进制数据的变换，极易导致电子文件内容的改变。所以我们在电脑上，无论是对文件的内容或格式的修改或增删，都非常容易做到，且事后不会留下任何痕迹，这就使文件的可靠性大打折扣。 2　数据的易消失性。电子文件的数据存储于光磁介质中，受外界干扰和人为操作的影响极大，且它对外围设备和操作环境依赖程度颇高，在保管安全上有特殊要求，除了易受到自然损耗和保护不当因素外，还有其他特有的安全隐患。首先，是病毒和网上黑客的侵害，都会带来灾难?的后果。其次，是载体的物理损伤，如刮伤、磁化等。最后，外围设备的技术故障也会危及电子文件的安全。 3　数据的易复制性。由于信息具有可复制性的特点，电子文件可以非常迅速地复制到别的介质上，对于未加密或管理不严的电子文件来讲，那将是极其危险的。 (二)网络的安全性 随着网络的发展和普及，档案信息网络管理中的加密技术、“防火墙”技术，以及与其他信息资源软件兼容等问题日渐凸现出来，网络安全问题被提到了议事日程，网络的高效益与其不安全性已成为一对难以解决的矛盾。可以说。网络安全是电子文件安全最重要的方面之一，因为电子文件与网络密不可分。 (三)电子文件真实性的认证问题 我们知道，任何记录公务或商务等活动的文件，都必须以真实性为基础。但由于电子文件自身所具有的不安全特性，又使得大家很难承认其真实性。公务文件真实性有两层含义。即文件的可靠性和原始性。可靠性是指文件的内容未被改动，原始性是指文件的格式未被改动。而对电子文件的认证就体现在对信息的可靠性与原始性的确认上。由于电子数据具有易消失性、易改动性等特点，使得电子文件在可靠性和原始性上很难让人放心，进而影响到电子文件的真实性。而要从根本上解决电子文件的安全性、真实性问题，这就涉及到诸如电脑应用技术、通讯技术、生物科学、保密制度、机关公文产生程序、法律法规等多个领域，所以认证工作做起来十分麻烦。 二、认真做好电子档案的管理工作 (一)要努力做好电子文件的收集与积累 一是要认清电子文件收集积累的重要性。我们知道，在电子文件的形成到电子文件的归档，有相当长一段时间，在此时间内电子文件就有被修改的可能。因此，为保证归档电子文件的真实性，对电子文件的收集与积累工作就必须从电子文件形成阶段开始，并贯穿于公文处理的全过程，这不仅维护了电子文件的真实性，而且也维护了它的系统性与完整性。同时，还可以防止存有信息的载体在个人手中丢失、损坏等现象发生，从而保护了电子文件的安全，为其顺利地归档打下了基础。 二是要确定电子文件收集与积累的范围。大的单位和行业的档案工作人员，可依照国家相关规定，结合本单位、本系统的实际，制定出电子文件的收集范围。电子文件不同于纸质文件，所以在进行和积累工作中，一定要了解其收集与积累方法与纸质文件是不相同的，这一点尤其要注意。 三是要重视电子文件收集与积累的方式。因为电子文件的收集与积累方式是在计算机网络上完成的，有自动记录的功能，可方便地用它来记载电子文件的形成、修改、删除及责任者、入库时间等，所以一定要重视并充分利用此方式。 (二)要进一步加强对电子文件的归档管理 首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。 其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电