浅谈办公室如何做好电子档案管理.pdfVIP

图书情报与档案管理 浅谈办公室如何做好电子档案管理 卢弘连 （云南省丽江市宁蒗县档案局 （馆），云南 丽江 674300） 摘 要：在信息技术的影响下，办公室档案管理已经逐渐脱离了传统的纸质管理时代，目前电子管理成了办公室档案管理的主要方式，从 内容和 模式等多方面给办公室的档案管理工作带来了便利。但是，随着信息化的不断深入，办公室的电子档案管理又面临着信息安全等多方面的问题。本文 从收集、整理、归纳和管理四个方面出发，探究了做好办公室电子档案管理工作的具体措施，帮助各单位办公室更好地对档案进行电子信息化管理。 关键词：办公室；信息化；电子档案；管理 1 电子档案特点 自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的 （一）是一种信息化的档案管理模式 变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理 随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质 与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的 时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。 操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意 与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的 外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中 设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理 之重。 工作不断向信息化方向转变。 （三）电子档案管理方面 （二）内容更加丰富，模式更加多样化 1、保障系统标准化 近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断 电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化， 扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案 必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的 的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。 标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的 （三）归档复杂，存储信息更加准确安全 资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有 3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐， 极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用 存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较 标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案 复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系 管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的 列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了 信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高 信息泄露事件的发生。 电子档案管理系统的标准化信息。 2 办公室电子档案管理中存在的问题 2、加强保密工作 （一）办公室档案管理组织不健全 除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。 据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在 档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信 于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己 息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技 发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特 术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全