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会计信息化对企业内部控制影响及对策【摘要】本文在界定了企业会计信息化的基础上,分析了会计信息化对企业内部控制的影响,最后提出了会计信息化环境下完善企业内部控制的对策,即完善内部控制规范和制度,完善内部控制监督机制,健全信息化会计档案管理制度和强化风险意识,注重开发安全产品。 【关键词】会计信息化 内部控制 对策 随着知识经济时代的来临,科学管理日益受到企业的重视,越来越多的企业开始利用先进的信息技术重整组织结构和调整管理模式,在这种环境下,企业会计系统逐步趋于信息化。站在企业信息化管理的角度来构建内部控制体系是迫在眉睫应研究的新课题。我们必须站在更高的角度去健全和完善内部控制制度,为经济的健康发展打下坚实的基础。本文为了适应环境的变化,研究企业会计信息化环境下的内部控制问题,对进一步完善企业内部控制体系、促进企业会计工作的信息化具有极其深远的现实意义。 一、企业会计信息化的涵义 企业会计信息化这一概念是2000年,深圳市财政局与深圳金蝶软件科技有限公司在深圳举办的“新形势下会计软件市场管理研讨会暨会计信息化理论专家座谈会”上提出的,是会计信息化发展到新阶段的产物。企业会计信息化是企业信息化的一部分,它是指在会计管理部门中,应用现代信息技术,依据会计管理理念,整合会计部门的各会计业务流程或整合企业业务流程、信息流程、会计业务流程,准确地向企业各层管理者提供充分和有用的会计信息支持,以便对企业内外会计信息需求做出快速、有效反应的一系列过程的总称。 企业会计信息化有以下特点。第一,可以即时采集信息。网络化的发展不仅打破了企业内部各部门之间的信息交流壁垒,而且更把企业与外部各利益相关单位紧密地联结在一起,使他们之间实时进行信息的传递成为可能。第二,信息集成的多维性。集成是信息时代的一个最显著的特征,计算机可以轻易地实现会计系统与其他相关系统的集成。从而实现信息在各环节实时实现共享,有效地存储多维业务信息。第三,用户可以主动获取信息。作为信息的需求者,可以随时通过会计信息的相关数据,自由地获取所需要的各种信息。 二、会计信息化对企业内部控制的影响 1、内部控制的范围进一步扩大了 会计信息化系统覆盖计划、财务、营销、采购、人力资源、仓储、生产等企业运营管理的各个层面。一般做法是,首先寻找对企业具有最大风险的业务流程,从而进一步确定有哪些会计信息化模块在支持这些业务流程。通过对业务流程的访谈,我们发现,会计信息化系统中涉及到企业收入业务、支出业务和库存业务的系统控制流程对业务能否运转影响比较大,这是由于业务控制的削弱,导致企业出现违规问题和经济问题的可能性增加。由于信息化的实施,会计部门的组成人员也由原来的财务会计人员变成会计人员和系统操作人员两部分。多样化的数据处理方式,给会计工作增加了新的内容,也使内部控制的范围进一步扩大了。 2、内部控制的方式发生了改变 首先,信息化会计与传统的手工会计对信息的控制方式不同。传统的手工会计方法应用结构控制法,对会计业务的相互稽核关系或者多重反映进行控制。会计工作通常按一定的程序完成,分成几个步骤。后面的步骤将会对前面工作进行审查与复核,前一个过程出现的错误往往可以在后面加以修改。此外,明细账、日记账、总账分别记录,可以相互验证。而在电算化会计中,会计控制由人和计算机共同控制,计算机自动完成大部分的会计处理工作,这就使得传统的组织控制功能减弱,使得会计控制更为复杂,要求更加严密,原有的内部控制措施逐步由相应的程序功能代替。其次,通过计算机程序对会计信息进行处理和输出的控制主要取决于环境控制能力和应用程序的正确性,系统设计应具有识别信息失误的能力。同时,要防止无关人员进入计算机程序操作。 3、内部控制的环境发生了改变 用计算机处理会计信息和财务数据时,企业会计核算的环境发生了很大的变化,信息化后会计部门的组成人员包括财务专业人员和计算机数据处理系统人员及计算机专家。财务会计部门除了利用计算机完成基本的会计业务以外,还能完成各种更为复杂的业务活动,如人力资源规划、销售预测等。远程通信技术的发展使得会计信息的网上实时处理成为可能,其他业务人员在终端机上可以一次完成原先由会计人员处理的有关业务事项;现在一个部门甚至一个人可以完成原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,业务完成时间大大缩短了,同时经营信息在信息化环境下高度共享,企业的决策者可以随时了解情况并及时做出决策。各部门管理人员也可以随时监视系统运行情况,能够对错误报告或异常情况快速做出处理,进而达到及时控制风险和损失的目的,提高内部控制的时效性。 4、内部控制的重点发生了改变 在传统的手工会计环境下,内部控制主要放在人员之间的相互牵制上。而实施信息化后,人与系统软件两