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浅谈新时期事业心单位档案数字化管理[摘要]随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，并进入档案领域中，本文从分析新时期事业单位档案的数字化工作入手，阐述了事业单位档案管理未来数字化趋势及相应措施，希望能为事业单位档案工作的数字化发展提供一些参考。 [关键词]事业单位 档案 数字化 一、档案管理数字化是档案管理未来的趋势 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行数字化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。 二、事业单位档案管理数字化的必要性 事业单位，是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。由于其特殊的性质，档案管理主要包括三大部分：文书档案、基建档案、人事档案。上述三种类型的档案是事业单位运作不可缺少的部分，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为使用者提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，并存在档案分散、零乱、遗失、涂改、伪造、霉变等问题不少，有的问题还比较突出。计算机检索大大缩短了查询时间，文件资料的利用更加便捷。档案还可以在互联网上建立信息查询系统，档案使用者能方便且迅速检索到所需的档案资料。档案管理数字化在最大程度上扩大了档案的使用范围，发掘了档案的利用价值。档案管理数字化有以下功能。 1、提高经济效益 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使企业成本大幅增加。而数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 2、提高办公效率 数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事档案管理为例，由于企业的管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工入厂、退休、调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查询。通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况，同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上已成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。 3、提高档案的利用率 由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。 三、事业单位档案管理数字化已具备条件 1、网络硬件的发展 90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，实现无纸化办公，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设事业单位档案管理数字化建设提供了前所未有的条件。 2、软件的发展 目前的档案管理信息化已开发出数千个专用软件，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，为档案管理数字化提供了软技术的保障。 3、具备发展所需的人才队伍 计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集。、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。事业单位的人员素质普遍较高，一般从事档案管理工作的人员学历普遍在大专以上，具有较好的计算机基础，应加强对他们的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽