论办公自动化及档案管理.docVIP

论办公自动化及档案管理计算机及网络技术的飞速发展，为办公自动化的普及打下了坚实的基础，从根本上动摇了传统的纸张办公方式。同时，随着计算机在办公室的应用，两个不同阶段、不同性质的工作――文书处理和档案管理，也紧密地联系了起来。当今，很多单位开发了文书、档案一体化计算机管理系统，并投入应用。他们不仅用计算机完成文件起草、收发文件的管理，而且能自动组卷、同步著录标引、归档、统计分析等，几乎包括了文书处理和档案管理的全部业务工作。 一、办公自动化与档案的关系 (一)办公自动化是档案形成的过程，档案是办公自动化的结果 从档案学角度看，文件实质上是一种信息，且这种信息需具备真实性和可靠性。而目前的办公自动化技术，已经可以在信息分散处理过程中，真实记录和反映文件产生的整个过程，并准确地将文件归入相应的档案数据库。这些电子文件经过档案管理人员的整理核对，就形成了电子档案。办公与档案管理自动化，是以满足机关各项业务工作需要为最终目的，以计算机高新技术的系统集成为手段，以安全保密为原则，以规范化、标准化的有关条例为依据，以文件的运行规律为导向，以文件、档案信息一体化管理为主线，构成了一个与机关传统文件、档案管理工作并存，外延基本吻合，内涵有所扩展，相互融合又相对独立、完整的电子文件、档案管理系统，实现对文件、档案纸质载体、特殊载体及其内容信息的三重管理和利用。 (二)办公自动化和档案管理互为影响 办公自动化决定档案的发展方向，反之，档案管理也影响着办公自动化网络技术和数据库技术的进步，使越来越多的单位采用那些不仅能处理和存储信息，而且能保证掌管文件的办公自动化系统。正是这些系统的应用，使得机关的电子文件成为全部工作，而不是部分工作的准确依据。确保电子档案的完整性和真实性，以及历史档案的延续可读性，也要求办公自动化技术必须不断适应档案管理的发展要求。 二、传统办公信息与档案管理暴露的问题 (一)文件管理水平落后，丢失严重 在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员利用造成很多不便。 (二)文件流转过程不规范 由于一些人为的因素，造成文件办理不按照业务程序执行，给办理部门造成文件信息不清楚，不能跟踪和督办，最终造成不能及时向领导反馈办理结果。 (三)文件和文字信息不能交流和共享 机关单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找的困难。 (四)文件与档案管理相互孤立，不能形成一个有机的整体 传统的文件处理和档案管理属于两个不同的部门――办公室和档案室，如果业务衔接不好，文件组卷归档工作将非常困难，档案的准确性和完整性会受到很大影响。同时，传统的文件组卷工序繁琐，档案工作效率低下。 (五)文件传递技术落后 传统文件传递依靠邮政系统，传送时间受距离长短的制约，而且往往因为多种原因，造成文件丢失或时间延误。 三、计算机技术促进了档案信息的开发利用 档案信息作为国家和社会从事各项活动的原始记录，是社会信息源的重要方面，对它的开发利用，受到社会各界的广泛关注。而计算机技术的发展，将建立起档案现代化管理体系。利用计算机技术取代传统的档案利用，一是节省时间，几分钟甚至几秒钟便可解决传统档案管理办法需几小时甚至数天才能解决的问题，二是节省空间，通过档案信息的数字化及其他先进的存档技术手段，可大大减少档案库房面积：三是节省人力资源。 四、做好办公自动化工作应注意的问题 办公自动化是一项复杂的系统工程。在进行此项工作时，需将先进的计算机及其数据库技术应用、安全保密法规及措施、单位内部的各项规章制度、文档一体化实现方案、本单位业务需求和人员培训等方面统筹考虑，综合平衡。 办公自动化管理工作的难度在于各方面的工作必须同时做好，否则，一个方面存在薄弱环节或没做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。鉴于这种情况，在肯定近年来办公自动化工作取得成绩的同时，还应当看到其存在的一些需要改进和完善的问题。 (一)管理认识问题 这是办公自动化工作的核心问题。办公自动化是一门综合性学科，一个好的办公自动化系统，可以处理机关内各方面的工作信息，并在此基础上进行高度综合。如果要实现办公自动化工作在单位内全面而稳定地运转，需要有更强的管理方法。因为一个系统要真正全面运转起来，并取得预定目标，需要各环节的人员都按统一的要求去工作。这样，办公自动化的优势才能充分发挥出来，有限的信息才能充分共享。 (二)管理体制上的问题 办公自动化工作，涉及的部门多、因素多，需要较强的综合协调管理能力。但目前各单位只把其作为一种单纯的技