4 公文制作系统操作说明.DOC

葳橋資訊 公文製作 系統使用手冊 文件編號： SUM- 0970101A 版　　次： V0.1 文件日期： 98/02/19 文件制/修訂履歷 制/修訂 版次 制/修訂 日期 制/修訂 說明 作 者 備 註 V0.0 97/06/03 初版 Nelson 目　錄 1. 概述 4 1.1 手冊內容 4 1.2 系統範圍 4 2. 系統描述 5 2.1 系統功能層次架構圖 5 2.2 系統使用與管理單位描述 6 2.3 操作環境需求 7 3. 共同操作說明 8 3.1 瀏覽器使用簡介 8 3.2 如何進入／離開本系統 9 3.3 畫面結構說明 12 3.4 應注意事項 14 4. 公文製作系統操作說明 16 4.1 檔案管理 16 4.2 詞庫管理 42 4.3 電子來文管理 52 4.4 電子發文管理 53 4.5 個人基本設定 53 4.6 基本資料管理 55 4.7 主控安全設定 58 4.8 系統參數設定 65 概述 手冊內容 本文件在介紹「」（以下簡稱本案）系統功能介紹及系統操作方式等，以教導使用人員瞭解本案各項系統之共通操作程序，並針對各項系統之功能架構、作業流程、各功能模組之使用方式等有基本的認識，從而引導使用人員充分瞭解各項系統功能之操作方法，進而正確使用各項系統。 本手冊依　貴單位之現行組織編制，按照不同系統功能分述其操作方式。 RFP：第四章專案需求說明。 PEP：2.1.2專案目標 PWP：1.2計劃目標 系統描述 系統功能層次架構圖 系統使用與管理單位描述 序號 系統名稱 使用單位 管理單位 備註 1 資訊室 操作環境需求 每一使用端的作業系統及瀏覽器軟體如下說明，即可正常使用。 作業系統：Windows 98 SE/2000/XP 瀏覽器軟體：Internet Explorer 6.0以上 共同操作說明 瀏覽器使用簡介 IE功能列：提供瀏覽器的各種功能選項；可以利用滑鼠左鍵點選，出現下拉式選單後，再選擇所需執行的功能項目。 IE功能鈕：以滑鼠左鍵點選該圖示即可執行該項功能。若不知道該圖示功能，只須將滑鼠移到該圖示上稍做停留，電腦會在游標所在位置自動提示該項功能鈕的說明。 網址列：於此處輸入欲連結的網站位址。 捲軸：將滑鼠移到捲軸，按住滑鼠左鍵並上下移動，以捲動視窗。 圖 3.11 如何進入／離開本系統 進入系統 使用者需安裝Microsoft Internet Explorer瀏覽器即可開始執行本系統。 開啟Microsoft Internet Explorer後，並於瀏覽器的網址列上輸入系統網址即可(系統網址請洽系統管理員)出現系統登入畫面，如下圖所示。 圖 3.21 圖 3.22 點選畫面左方「個人基本設定」的「個人密碼維護」，進入修改密碼畫面。 圖 3.23 分別輸入原密碼及您欲設定的新密碼、確認密碼，按下【修改】。 圖 3.24 畫面上方出現修改成功的訊息（如下圖）。 圖 3.25 離開系統 將滑鼠移到系統畫面左上角，點選【回INTRANET首頁】即可離開系統，(如下圖)所示。 圖 3.26 畫面結構說明 作業畫面說明 目錄選單：次目錄選單： 作業區： 圖 3.31 操作說明欄位及功能鈕說明 資料欄位：可在空白處。 單選鈕：供單選項目選取之用，滑鼠左鍵點選即可選取該選項。 下拉式選單：點選下拉帶出選項供選。 功能鈕：中央文字為該功能鈕的功能名稱，點選一下即執行該功能。 圖 3.32 建置畫面 圖 3.33 應注意事項 使用公文製作系統時，有一些應注意事項，像是必填的欄位符號或是下載畫面的使用等，基本事項如下： 登入系統 注意員工帳號與密碼的大小寫字體。畫面操作 請勿點選 IE 功能鈕上之 上一頁與下一頁。否則系統功能無法正常執行，或系統資料無法正確呈現。畫面右下角的回上一層，可返回前一查詢條件畫面或查詢結果畫面。 點選功能鈕 每次點選功能鈕時(例如『新增』、『修改』、『列印』…)，請等待畫面上方出現執行結果訊息，請勿於結果訊息出現前，重覆點選任一功能鈕。 新增、修改….等資料建置維護畫面，若欄位名稱旁有＊符號，即代表此欄位為必輸入欄位(不可空白)。功能鈕如為灰色即表示此功能無法執行。 圖 3.41 圖 3.42 公文製作