归档电子文件管理登记表.ppt

电子文件与 电子档案管理 黄冈市档案局 张梅 随着社会信息化、机关办公自动化，以及电子政务建设的深入发展，各机关单位在公务活动中已经广泛使用计算机及其网络技术。因而产生了大量的电子文件，电子文件是新时期机关文件管理和国家档案资源的一个重要组成部分。 2、电子文件与电子档案管理的 基本原则： ①电子文件与电子档案应完整、可靠、可读。②应对电子文件与电子档案进行全过程管理。③应注重电子文件与电子档案各个环节的管理。④保证电子文件归档的质量。 电子文件形成单位负责对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。各单位文秘部门负责电子文件日常管理。 各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用，有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或异地备份库。 2010年省局要求：一是对日常工作中生成的电子文件进行归档管理。确保各类电子文件不丢失、不流失，有人管、可以查。二是建立相关的管理制度，制定具体办法，搞好前端控制、全程跟踪和督促检查。 省局在积极筹备建设省直机关电子文件备份中心和异地备份库。省局要求数码技术产生的照片及录音、录像带等，应当同时列入电子文件管理范畴。切实加强机关电子文件管理，确保机关电子文件的真实、完整、可用和安全，是建设机关电子文件“放心工程”的客观需要。也是新时期加强机关建设，提高文件和档案管理水平的必然要求。 2、电子文件对设备及标准的依赖性 电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。  电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质文件的标准化体系。 3、电子文件载体的非直读性 ???? 电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性。  4、电子文件物理结构与逻辑结构的关系的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性 文件的物理结构是指其信息存诸于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。 ??? ??? 纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致的，而且是直观的。例如，排错了文件页码，就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其逻辑结构。电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。 元数据是关于数据的数据。例如文件上、下文的关系和结构就是元数据。对于纸质文件来说，元数据往往直接体现在其形态上，如一份印好的文件，纸上的文字、图形排列及格式等。电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质文阵由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。电子文件的运作往往是在网络上进于的，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子文件的运作和归档带来问题。 5、电子文