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xxxxxxxx有限公司档案管理规定 附件一：《档案管理制度》 附件二：《档案管理办法》 附件三：《档案保险期限表》 附件四：《档案整理程序标准》 附件五：《档案分类方案》 ? 档案员岗位责任制（职责） 一、认真学习《档案法》及其它规章制度，提高依法治档的意识。 二、对本公司文件材料的形成，积累和归档进行指导，具体负责档案的业务指导，监督检查和归档指导，把好档案质量关。 三、编制检索工具，为提供利用创造条件。 四、提高档案编沿工作，丰富开发利用形式，争创效益。 五、做好立卷归档档案材料的分类编号、排列上架及统计工作，保管好各门类档案。 六、做好档案安全保卫工作，确保档案万无一失。 七、积极参加社会活动，了解档案利用情况，提供有价值的资料为企业服务。 八、对前来利用档案者，热情接待，坚持原则，维护档案机密的安全。 ? 立卷归档制度 一、各部门在各项工作中形成的，具有保存价值的文件、材料、图表、声像均属于立卷归档范围，全部实行集中统一管理。 二、应归档的文件、材料、种类、份数以及每份文件的页数，必须齐全完整，哪个单位承办形成的，由公司的兼职档案员负责收集，任何人不得据为己有。 三、文件材料的组合必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、案卷整理必须按要求整理归档。 五、每年三月底前，各部门须将上年度文件材料编制案卷移交清册向档案室移交归档。 ? 档案利用制度 一、档案室应编制案卷目录，索引等检索工具，积极开展档案信息资源，为企业服务。 二、利用者查阅档案，必须办理查阅手续，填写《查阅档案登记表》和《利用效果找反馈记录》及时将利用档案信息反馈回来，不断总结经验，开发利用档案。 三、档案员要熟悉室藏档案分类，编号情况，提高服务质量。 四、档案应在阅览室查阅，外借时要经领导批准。 五、查阅档案要注意保护，不得折叠、圈点、勾划或其它标记。 六、利用者查阅档案后，档案员检查核对，发现与原件不符的须酌情处理。 ? 档案管理（保管）制度 一、档案库专库专用，属机要重地，非档案管理人员未经领导批准，不得入内。案卷按档案分类方案排列入库，科学、合理的管理，方便档案的入库和出库工作，不得任意挪动。 二、档案存放和进去利用均由档案员进行，档案的收进、移出、保管、查阅等情况要认真进行登记和统计，做到底子情况清，情况明。 三、档案库内严禁吸烟，严禁将易燃易爆品带入库内。 四、做到“七防”工作，即“防光、防火、防高温、防潮、防盗、防虫鼠、防尘，定期通风，保持环境清洁卫生，离开库房要做到门窗紧闭，加锁，发现问题及时处理。 五、档案人员因工作变动，须办理好各类档案的交接手续。 ? 档案库房管理制度 一、档案库房系机要重地，非管理人员不得进入，查阅者应在阅览室等候档案管理人员阅卷。 二、档案库房要具备“三铁一器”、“七防”措施，“三铁一器”即铁门、铁窗、铁柜、报警器；“七防”即放火、防光、防高温、防潮、防盗、防尘、防虫鼠。 三、严禁库房内吸烟，不准存放其他非档案物品。 四、用科学的方法管理库房，维护档案的完整。 五、定期检查档案的安全保管状况，及时记录，发现问题及时解决。 六、下班时，要关好门窗上好锁。 ? 档案保密制度 一、不该说的机密绝对不说。 二、不该问的机密绝对不问。 三、不准在私人通信中涉及机密。 四、不准在公共场所及家里谈论机密。 五、不准将档案资料外借私人。 六、不私存机密文件、资料、图纸等档案材料。 七、不在不利用档案保密场所谈论机密。 八、利用者利用档时，由档案人员负责调卷送阅，严禁入库房自行查找档案。 九、秘密级档案须经分管领导批准方可查阅。 十、要经常进行保密情况检查，档案人员必须注意档案库门窗的关闭和上锁，作好安全保密工作。 ? 剔除销毁文件说明 一、重份文件予以剔除，应当立卷的文件材料与已立卷的文件进行核对。 二、对无保存价值的材料一律按规定予以剔除，分类打捆，这些材料有： 1、个人起草的文件草稿，无领导签字，无时间、作者的； 2、个人上交的无头尾的零星记载材料； 3、各单位抄送的供参考的文件材料； 4、本公司临时性的通知及考勤表等； 5、一些会议的零星讲话，发言等残件。 ? 附件二： 档案的管理办法 一、文书档案是我公司在各项工作中形成的历史记录，具有保存价值的文件材料，具有参考和依据作用，也是公司的重要组成部分，因此，对文书档案必须实行由公司集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。 二、凡在工作中形成的具有保存价值的行政文件、图表和其它适用的文书材料的档案资料，均由各部门统一整理，向档案部门移交。 三、档案室接收档案，应符合下列要求。 1、按《公司归档范围》规定应归档的文件材料齐全、完整归档。 2、案卷要按《立卷程序》的规定立卷。 3、案卷质量达到《山西省企事业档案标准》的规定。