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论房产管理电子档案高效管理及利用 　摘　要：本文从当前电子档案的管理入手，分析了电子档案存在的主要问题和主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 总结大全 /html/zongjie/ 关键词：电子档案；高效管理；电子档案利用 中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号： 　　一、电子档案使用的主要途径 　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查询效率和查询准确率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的操作管理利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 　　1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 　　2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 简历大全 /html/jianli/ 　　二、电子档案管理存在问题 我国房产管理档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在： 1.房产管理档案软件没有信息集成管理功能，缺乏沟通和通用性 　　各地档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，没有统一的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了档案信息电子化、数字化的进程。 2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录 　　各城市档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应电子档案信息资源共享、管理软件共享的要求。 3.电子档案的标准化、规范化工作有待提高 　　档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类房产管理登记档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外电子档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了房产管理档案信息工作电子化的应用和推广。 4.档案信息管理人员的素质有待提高 　　实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中电子档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。 三、做好电子档案管理和利用的主要措施 　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 　　1、建立档案利用制度，整合各类档案资源 　　要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 　　2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失 　　一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 简历大全 /html/jianli/ 　　3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整 　　所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案