浅谈档案室的管理.pdfVIP

第 18卷第5期 北华航天工业学院学报 Vo1．18No．5 2008年 1O月 JournalofNorthChinaInstituteofAerospaceEn~ineerin 0ct．2008 浅谈档案室的管理 陈 静 (廊坊市供水总公司，河北廊坊 065000) 摘 要：如何加强档案规范化管理，充分发挥档案在实际工作中的作用 ，本文从档案的收集、整理、保管、利 用和人员的素质五个方面来进行阐述。从而提高人们对档案室管理工作的认识 ，以确保档案室管理工作的进一 步提高。 关键词：档案；收集；整理；保管；利用 中图分类号：G277 文献标识码：A 文章编号：1673—7938(2008)05—0061—02 0 引 言 2 整 理 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的， 档案的整理工作是对零散的或需要进一步条理 作为原始记录保存起来的，以备查考的文字、图表、 化的档案进行分类、排列、编 目、使之由无序变为有 声像及其他各种载体的文件材料。档案工作，在社 序的过程。档案整理工作的步骤是区分全宗、全宗 会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文 内档案的分类、初步立卷、卷内文件整理编 目、卷内 化活动中，占有重要位置。对整个社会来说，档案工 案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编 作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党 制案卷 目录。基本方法有两种：(I)以案卷为单位整 和国家各项建设事业必不可少的环节。对一个单位 理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料 来说，档案工作是单位重要的基础性工作。 在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。以案 1 收 集 卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。(2) 收集工作是一个单位(部门)对于一个年度或一 以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材 项工程、一个案件等应立卷归档文件材料的接收和 料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一 征集过程，是档案工作的起点。本单位 (部门)在工 份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像 作活动中形成或使用的具有查考利用价值的文字、 带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一 图表、簿册、声像、光盘、磁盘等各种载体的文件材料 件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被 均应列入收集范围。在文件收集过程中，重点收集 转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件 那些反映本单位 (部门)主要职能活动和基本历史面 作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理 貌的文件材料，包括单位 (部门)自己制成的有价值 的档案，其基本保管单位是件。 的文件材料。收集上下级机关、同级平行机关及其 3 保 管 他针对本单位(部门)主管业务和密切联系的各类文 维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中 件材料。进行档案收集工作，主要依靠建立、健全立 必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务 卷归档制度，同时还要以其他方法和措施作为必要 环节的共同任务。档案保管工作的具体任务就是做 的补充，具体包括三个方面的内容：严格执行文件的 到四不：不散(档案的保管相对集中，不致因档案的 立卷归档制度及收发文登记制度；加强对零散文件 分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或 的收集；平时收集工作要落实到人。