档案管理学基础课件分解.ppt

8．非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。 二、机读档案提供利用中应当注意的几个问题 1．安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，利用计算机调阅档案时，应当特别注意保证利用者不能提取到他不该知道的文件。在联机使用和网络使用情况下，这一点尤其重要。 2．防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。 3．提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。 ? 4．与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。 5．保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。 第十二章 人事档案 人事档案的定义：在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备查考的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的。是干部、工人等个人经历、思想品德、业务能力、工作状况、以及所受奖励、处罚等方面的原始记录，是一个人真实面目的客观反映。 人事档案的分类和管理范围 人事档案可分别建立正本、副本 正本材料十大类： 第一类：履历材料 第二类：自传材料 第三类：鉴定材料 第四类：考核材料 第五类：政治历史问题的审查材料 第六类：参加党团组织的材料 第七类：奖励及英雄模范先进事迹材料 第八类：处分、取消处分及甄别、复查材料 第九类：反映职务、职称、工资等方面的材料 第十类：其他材料，如悼词、非正常死亡的调查处理等 第十三章 会计档案 会计档案定义：是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、帐簿和报表等材料。 会计档案价值的鉴定：会计凭证一般保存15年左右；会计帐簿一般15-25年；会计报表（决算）需要永久保存。 销毁：报主管领导批准，由档案部门和财务会计部门共同派员监销，各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。 第十四章 声像档案 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。 档案管理的素质 档案管理者政治素质 一、档案专业人员的政治品德素质 1、坚定不移地坚持四项基本原则，在政治上同党中央高度保持一致。 2、热爱档案事业，全心全意为人民服务。 3、坚持辩证唯物主义与历史唯物主义的思想路线和实事求是的思想作风。 二、档案专业人员的职业道德素质 1、甘为人梯，热心服务。 2、尊重档案，尊重历史。 3、遵纪守法，严守机密。 档案专业人员的专业素质 包括能力结构（决策、口头表达、文字表达、开拓、实施、组织）智力结构（专业知识、基础知识、相关学科知识、外语或古汉语）成绩结构（工作效率、工作质量、工作成绩） 档案专业人员的知识素质 1、马克思主义理论修养2、文史知识3、科学技术知识4、相关学科知识 有关档案的小常识 档案学是一门内容十分丰富的边缘学科，它和其它学科一样，也是我国科技园林中一朵盛开的奇葩。下面，我们将向同学介绍一组有关档案和档案工作方面的小知识。 ?1.“档案”一词的由来：我国档案工作的历史虽然源远流长，但“档案”一词的出现却是在清代。清代学者杨宾在其所著的《柳边纪略》中写道：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也”。这是有关“档案”一词的最早记载。 ?2.“兰台”一词的演变：“兰台”是我国西汉时期修建的用于专门收藏王朝中央档案典籍的处所，并设有兰台令史主管兰台的档案工作。经过两千多年