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* 一、邮件的优点 ???相比电话，email的优点是，我们可以重复的阅读这些文字，另外往来的信件还可以成为沟通的证据。  让EMAIL帮助自己树立勤奋形象 　　 有些工作需在边考虑中边完成，又不能半夜给客户打电话谈工作，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，很简单，发邮件最好。只管在晚上零点之后给客户、老板发EMAIL谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！ 什么事情（情况）需要发送邮件 　　1、正式工作报告； 　　2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 　　3、知识推荐和信息传递； 　　4、没有见面交流条件的其他交流内容； 　　总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。 * 一、?正确使用发送，抄送，密送 ??? 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） ??? 1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 ??? 2. 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email. ??? 3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 ??? 4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！ ??? 5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 ??? 6、转发邮件要突出信息 * 一、?正确使用发送，抄送，密送 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。 除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。 不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 * ???二.主题要提纲挈领， 添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 ??? 1.一定不要空白标题，这是最失礼的。 ??? 2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。 ??? 3.外部邮箱最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可 以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。 ??? 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定，并且进行标识 ??? * ???二.主题要提纲挈领， 5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 6.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ??? 7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 ??? 8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 ??? * ?三.?? 关于称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 ??? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL. ??? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 ??? 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 ??? 关于格式，称呼是第一行顶格写。 ??? 2. Email开头结尾最好要有问候语 ??? 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 ??? 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 ??? 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 * ??四. 正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 ??? 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是