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《永乐文档一体化管理软件及应用》 赣榆县档案局;; 软件下载及安装; 学习内容 一、文书档案子系统的启动 二、数据的录入 三、数据的修改 四、数据的新增、删除与保存 五、数据的导出与导入 六、数据的输出; 一、文书档案子系统的启动 文书档案管理子系统是该软件的核心，它包括文件级和案卷级管理、报表输出和件的二级目录四个功能模块，用户可以直接点击“WD”（文书档案管理）按钮来打开此子系统。点击文件级管理模块，进行文件级的数据录入。;; 二、数据的录入 1）档号：是以字符的形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码（字符的格式是：XXXX－XXXX－XXX－XXXX－XXXX，要求的字符位数是4-4-3-4-4，位数不足的，前面用“0”填足）。相对应的是：;①凡是执行《归档文件整理规则》，即以件为单位整理的档案，其档号的编制格式为：“全宗号－年度－保管期限号－机构（问题）代号－件号”，如“县政府办公室2004年度永久第一件”所编档号为：0201-2004-001-0bgs-0001，0201为全宗号、2004是年度号、001是保管期限号，0bgs是机构（问题）代号、0001是件号。 ;② 对已装订成卷的档案编号的格式有两种。 一种是案卷级，其编制格式为：“全宗号－年度－目录号－案卷号”，如“县政府1996年永久第一卷的档号为“0201-1996-001-0001”，0201为全宗号，1996为年度号，001为目录号，0001为案卷号（表明这是这一年度的第一卷永久卷）。 　; 二是文件级的档号，其编制格式为“全宗号－年度号－目录号－案卷号－文件页号”，如“县政府1996年永久第一卷第一份文件”的编制档号为：“0201-1996-001-0001-0001”，此档号的最后一组四位数就是第一份文件在此卷中所在的页码号。在输入时，如发现档号输入错误，可移动光标重新输入正确的数字，不需要删除原先的错误数据。; 档号构成中的一杠“－”，是为了便于区分其构成而自动设置的显示格式，不需要用户输入。在数据输入过程中，每新增一条记录，系统会自动复制上一条的数据，用 户可以直接在输入焦点（颜色变蓝的区域）上修改，原先的数据自动被覆盖。;2）文号：文号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成，规范格式为“机关代字＋［年度］＋顺序号”。例如“赣政发[2005]0001号”，“赣政发”是机关代字，“［2005］”是年度号，“0001号”就是顺序号（顺序号由四位数字构成，不足规定长度的，前面用“0”补足）。此软件只认定这一格式，如果本单位所编制文号的格式与之不同的，要转换成这种格式，如“赣档发（1999）第1号”，得转换成“赣档发［1999］0001号”。;3）责任者：也就是文件的署名者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的，必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。注意著录时不可用“本镇、本部、本局”等字样。;著录责任者需要特别注意的问题： 1、领导讲话稿的责任者为领导本人，并标明其职务。 2、协议书的责任者为协议双方，包括自然人。 3、机关所属科室或乡镇所属站所形成文件材料的责任者为所在机关或所在镇的全称或规范化简称。如乡镇婚姻审批表的责任者是“XX镇政府”而不是“XX镇民政办”。 ;;4）题名：也就是文件的标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。在本系统中，所有文件级题名的长度均限制在60个汉字左右，如果文件的实际题名多于60个汉字，应在能表达文件精神的前提下重新拟写题名。;著录题名应该注意的几个问题： 1、标题内容不明确的，需经过认真查阅文件，采用诠释的方法予以明确。所谓诠释法是对可能引起疑惑、误解、混乱的著录内容加以说明，说明文字置于被说明内容之后，并加相应的内容标识符。如有些文件的题名只有“通知”两字的，要对文件的精神加以领会，拟写出这是关于哪些事项的通知，重新拟写的题名，用［］括起来，表明此题名为自拟题名。 2、有些协议的标题不能直接反映协议内容的，要在标题上加以说明，如“关于XXX的协议”。 ;3、职务任免类的文件，要在题名内把涉及到本单位任免的人员名单罗列清楚，用小括号括起来，超过3人以上的，可以在件的二级目录内加以补充。 4、介绍信之类的文件，题名的拟写格式应为“介绍信存根　XXX（人名）”，如果一张介绍信上人名过多的（超过5人），可以在二级目录中加以完善；如果一类介绍信作为一件处理的，其题名中只标明是哪一类介绍信，具体的人名，在件的二级目录里输入。 ; 5、会议记录之类的文件，要根据会议的主要内容拟写题名，格式应为“关于X