WORD 编号技巧.doc

WORD 编号技巧 2009年06月13日 06:35 P.M. 项目编号可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度，因而深受喜爱用word编辑文章的朋友欢迎。编号作为word中的一项“自动功能”，只有深谙其来龙去脉，运用得当，才能让“编号”言听计从，不致适得其反，平添麻烦。这篇文章比较多地介绍了如何很好地在Word文档中应用项目符号和编号的技巧。 也为帮助大家理解应用方面的问题，西诺在这里提出个人意见，以便大家参考。同时也希望与作者进行更多地交流。 一、应用“项目符号和编号” 有两种方法：手工和自动。前者即通过单击“编号”、“项目符号”按钮或“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令引用；后者则通过打开“自动更正”对话框后设置“自动编号列表”为键入时的一项“自动功能”来引用：当在段首键入数学序号（一、二；㈠、㈡；1、2；⑴、⑵等）或大写字母（A、B等）和某些标点符号（如全角的，、。半角的.）或制表符并插入正文后，按回车输入后续段落内容时，word即自动将其转化为“编号”列表。 二、中断、删除、追加编号 删除（取消）文档中的编号可通过下列方法：①按两次“Enter”，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行）②将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。③选定（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“编号”按钮。以上方法都可用于中断编号列表，可根据需要选用。但如果要删除多个编号，只能用③法。而且，如果为“编号”定义了快捷键后，无论追加还是删除编号，此法都最快。 将光标移到包含编号的段结尾按回车，即可在下一段插入一个编号，原有后续编号会自动调整。符号和编号缩进的设置与取消都可以通过格式菜单中的缩进命令设置，有的时候略嫌麻烦。但是有一点需要注意，在通过样式等方式更改缩进设置之后经常会出现整个缩进的格式更改，结果无法统一符号和编号缩进的设置。 这时最好的办法就是使用格式菜单中的符号和编号缩进命令来更改设置；因为你可能会注意到，一旦在使用过程中更改设置，就有可能使得缩进样式更换为另一个新的样式；结果与前面的缩进方式不一致。正确的办法是：通过缩进命令调出设置对话框，然后在那里调整设置；就可避免不一致。 三、死板的编号方式：一段一个编号 通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现：①、在第一段结束时按“Shift+ Enter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。②、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。③、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。（使用键盘的话，则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式）。④中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表(C)”。 不难发现，②③④法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。相形之下，①法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替），从而“看起来”是另一段。这里介绍一种快速而极其有效的方法——“多级编号”法： 首先打开“项目符号和编号”对话框，将你的段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。OK！假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。只须将1段级别设为1，它就带编号；2段不要编号了是吧？好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！现在将2段内容输入；按回车输入3段时先按“Shift+Tab”将该段级别升一级为1，编号又出现了。升有降无（编号），你试试，是不是非常方便！ 这里所说的“Shift+Enter”组合键就是所谓的段内分行。也就是说，不分段，但是分行。看起来是一个新的自然段，但是其设置与前一段落完全相同。如果你使用段前和/或段后添加间距的话，在这里的分行之间就没有段落之间的间距。所以这一做法不适用于取消编号或符号；但是可以用于另外一种情况：参与编号(或符号)的段落第一行是小标题或者问题，从第二行开始说明文字。这时第二行可以在第一行的文字起始处开始，不需要首行缩进。 通过