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办公自动化下科技档案管理【摘要】随着信息化的加强，快速有效的办公自动化系统成为目前辅助办公必不可少的工具。科技档案管理是对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作。包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等项内容。两者的有机结合可以更加普惠于大家，使需求者能够快速有效地获得整体信息，提高整体的反应速度、决策能力和工作效率。 关键词：作用工作内容发展 结合我的工作内容做以下简单的阐述。 一、档案的作用 科技档案管理在企、事业单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作，能为科技生产活动提供技术支持，为组织管理工作提供信息依据，是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。可以在更大范围内组织和开发利用科技档案信息资源，实现科技档案信息的社会共享。 二、主要工作内容 1、档案的收集工作 收集工作是把科技档案从其形成部门或形成单位集中到企、事业单位的档案管理部门，为实现科学管理积累丰富内涵打下基础。 档案的收集分为纸质文档和电子文档两块。纸质文档是由体系表格和技术档案组成的。体系表格是按照ISO9001：2000质量体系要求填写的一套质管体系表格。是记录项目建立、成长、运行过程及后期服务、跟踪的一套科学管理程序。技术档案分为方案文本、图纸、资料以及设计过程中产生的变更、修改及顾客提供的一些与之相关的资料文件。电子档案的主要内容是成果文件，包含方案成果、效果图、修改文件及最终全套成果图纸。 2、档案的整理工作 整理工作是将集中起来的科技档案按其形成规律和内容、形式特点，进行科学分类、系统排列和基本编目，实现库藏科技档案的科学组织和系统化。 底图归档不仅要保证图纸的完好性，更重要的是要保证图纸的完整性。在归档过程中要按照各工种图纸归类。归类后的每张图纸要按序列号顺序排列。如出现破损情况，根据破损的程度大小进行修补，最后装入保管图纸专用的大号牛皮纸夹中进行归档。 纸制归档是按照ISO9001：2000质量体系要求完成的一套质管体系表格。需按照体系文件的编号核对归档文件中有无少页、漏签现象，按照图序排列好，进行装订，最终存入档案盒中。并对应相应的项目，按照日期、档案号、项目编号、项目名称、项目负责人、项目分管人、归档人的顺序认真登记到档案册上。 3、档案的保管工作 档案保管工作，须根据不同 的档案材质，采取不同的管理手段和技术措施确保科技档案的完整、安全和质量，控制档案储藏环境，完善防火、防盗、防虫等三防措施。维护库藏科技档案的科学序列，为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监控。 4、实现工作流程的自动化和知识管理的自动化 实现自动化是将电子档案的成果文件进行刻盘、编号，并进行表格录入工作。在传统的手工办公模式下，档案的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，尤其是检索工作难度更大。实现了办公自动化后，既方便了技术成果的保存安全，不丢失，又使得调档查询快捷方便。只需要简单的搜索，就可以快速的查询到需要找寻的技术成果。 5、档案的调档工作 调档工作是一项经常性的工作。主要分为两类调档。一是本单位技术人员调档。主要涉及查找自己的成果资料、方案文本、地勘报告；设计过程中出现变更需要对应之前的图纸加盖修改变更章以及他人的技术成果作为参考范畴拓展设计思路。另外就是顾客单位需求例如图纸的加晒工作。只要是按照ISO9001：2000质量体系要求的程序下，按照保密要求，在不损害单位的利益及违反合同的前提下，都应及时的满足各方面人员的要求，令大家满意。 三、档案管理的发展 目前的办公自动化辅助档案管理，还处在初级阶段，还是以传统的纸质文件占据主导地位，随着国家现代化建设事业的飞速发展和科学技术的不断进步，越来越多数据库类型的自动化软件问世。只要在百度中输入：“OA 办公 管理 系统”就可以找到很多OA的开发商网站。 当下是个瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快单位内部信息沟通，为领导提供快速、准确的决策信息，都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效的沟通。目前本单位也正处在试行阶段，当完全实现办公自动化档案管理后，比如，新进员工需要查找文件，管理员只要给他注册一个身份文件，给他一个口令，他就可以浏览符合他身份权限的各种资料，这样既快捷又方便，省去了很多中间环节，提高了工作效率。 综之，科技档案管理工作是一项科技含量较高的技术工作，办公自动化下的科技档案管理能够使需求者更加快速有效地获得整体信息，提高整体的反应速度和决策能力。对档案的保存也起到更安全、更保密、方便技术资料的外借和延续利用的作用。学习运用科学的档案管理技术，管好、用好科技档案，为档案利用者提供快