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独生子女档案专题培训 2013.01.16 独生子女档案专题培训 一、归档文件的收集 二、归档文件整理办法 归档文件的收集（一） 归档文件含义： 归档文件是指在独生子女办理过程中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为档案保存的各种纸质文件。 归档文件的收集（二） 归档范围 归档范围应包括以下内容： 1、《独生子女父母光荣证》申请表；（字迹清晰、钢笔填写） ； 2、男女双方身份证复印件； 3、双方结婚证复印件（或婚姻状况证明）； 归档文件的收集（三） 归档范围（续） 归档范围还包括以下内容： 4 男女双方、孩子户口簿复印件 ； 5 孩子出生医学证明复印件 ； 6 其他有关材料。 归档文件的整理 定义 整理：将归档文件以件为单位进行装订、分 类、排列、编目、装盒，使之组成有序体系的过程。 整理原则 质量要求 整理方法 归档文件质量要求 总要求：归档文件应齐全、完整。 1、书写材料：纸质文件字迹材料应符合存档要求；字迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并归档。。 2、用纸规格：归档文件用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格，纸张幅面尺寸超过标准A4型的按A4型规格折叠。对于已破损的应予以修复。对于小于16K的文件如合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱（注意：两面均有字的仅贴角）。 归档文件整理方法 一、装订（一） 1、以件为单位进行装订 一户申请为一件。排列顺序：（1）《独生子女父母光荣证》申请表、（2）身份证复印件、（3）结婚证复印件、（4）户口本复印件、（5）孩子出生医学证明复印件、（6）其他有关材料。（全部使用A4纸） 一、装订（二） 2、装订方法 采用江苏省档案局监制的不锈钢钉书钉在一件材料的左侧装订，左下角对齐。 二、编写页码 每件材料编制一个流水页号。材料正面编在右上角，反面编在左上角。 三、排序 按审批时间先后进行排序。 四、编档号（一） 1、盖归档章 归档章采用红色印泥，加盖在《独生子女父母光荣证》申请表上端居中的空白位置上，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限、页数等。 四、编档号（二） 2、档号构成（全宗号+年度号+保管期限代号+类别+件号） 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 热河南路街道0５０１ 阅江楼街道0５０３ 建宁路街道0５０５ 宝塔桥街道0５０７ 幕府山街道0５０９ 小市街道0５１０ 年度号：独生子女办结年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年。如：2013。 保管期限代号：002（指档案归档时划定的存留年限代号，002是长期），固定不变。 类别：用汉语“独生”表示，占四个字符。 件号：从“1”开始，每年一个流水号。 五、装盒 1、按件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写全宗号、年度、保管期限、起止件号等。） 2、每盒应放置一份备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 六、上架 将整理完毕的档案按件号顺序排列上架进柜。 感谢大家对档案工作的支持！业务咨询电话 下关区档案局业务指导科 * * 装 订 分 类 排 列 编 号 装 盒 编 目 页数 保管期限 独生 件号 年度 全宗号 *