论新形势下高校学籍档案管理.docVIP

论新形势下高校学籍档案管理随着高校的不断扩招,教育体制改革的不断深入,学生数量、种类的激增,出国留学、入伍、就业渠道多样化及其它交流活动的广泛开展,学籍档案的重要作用日益显现。它不仅能反映出不同时期学生的来源与去向、学生的层次、学校的发展、教育教学改革的方向等,其管理本身也反映出学校管理工作的水平。因此,强化高校学籍档案管理,维护学籍档案的真实性、完整性、系统性,对深化教育教学改革,提高教育质量和管理水平,开拓人才信息资源,增进办学效益,具有十分重要的作用。我现根据多年高校学籍档案管理的实践,对高校学籍档案管理存在的问题和解决对策作一探讨。 一、学籍档案管理的意义 学籍管理是学校教学管理工作的重要组成部分,是贯彻党的教育方针、维护学校教学秩序、探索教学管理规律、深化教学研究的重要手段和途径。在学籍管理过程中积累形成的大量学籍档案,是教学档案的重要组成部分。正确认识学籍档案的特点及重要性,规范和加强学籍档案的管理,对做好学籍档案管理乃至整个学校教育管理和改革创新都具有重要的意义。 二、学籍档案管理存在的主要问题 1.自身的繁杂。一是教育形式复杂。高校中有学历教育,又有非学历教育。学历教育又分脱产学习、全日制教育和业余学习。非学历教育又分为函授成人教育、单科教育、证书教育等。二是管理过程复杂。反映学生入学资格的录取审批表、登记表;学籍变动,如转学、休学、复学、转专业等;在校考核、考查、选修成绩、毕业生登记表、函授学生名册、结业名册等,学生从入学到毕业所形成的学籍档案材料繁多复杂。 2.档案意识淡薄。随着高职院校招生规模的不断扩大,办学形式的灵活多样,有些高职院校学籍管理部门认为,现在时代不同了,档案作用不大了,因此对学籍档案的管理不够认真,填写表格不严格,有些鉴定、评语性的材料大多千篇一律,不能反映出每个学生的个性,材料缺乏可信度。 3.学校领导对学籍管理重要性的认识不到位。学籍管理发挥作用往往是潜在的、隐性的、滞后的,容易被学校领导所忽视。加强对学籍的管理又是需要投入的,而且投入与回报无“立竿见影性”,因此往往容易被学校领导所忽略。学校领导只有充分认识学籍管理的重要性,才能更好地做好这项工作。 4.多渠道管理。目前,高校对学籍材料管理,往往是教务处负责学习成绩和学籍变动的记载;学生处负责学生的奖惩情况;而学生每学期参与重大事件、活动后的鉴定材料则由各系辅导员负责完成,形成多头管理,给档案管理部门的材料收集造成了许多麻烦。 5.学籍档案出现造假现象。对学籍档案造假,无论多少,都直接影响档案的真实性,失实的档案也就失去其参考和凭证的价值。由于现实社会情况的复杂性,社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的疏漏,高校学籍档案造假情况时有发生。为了不影响学生升学和就业,在校期间的不及格科目和处分不填进档案,甚至私造奖励内容,人才招聘会上同一班级出现多名班长和团支书的现象时有发生。类似这种现象不仅使人们对学籍档案的职能价值产生怀疑,而且使真实学籍档案的利用率受到影响,社会对学籍档案的认可及毕业生的诚信度也随之降低。 三、解决对策 1.提高学籍管理人员的素质是前提。做好一项工作,必须有高素质的人。人力资源是第一资源。学籍管理是学校教学管理工作的重要组成部分,是一项技术性和专业性很强的工作。学籍档案从形成、积累、贮存、管理到开发利用,是一项极为复杂的系统工程。要做好这项工作必须重视档案队伍的建设,提高他们的业务能力和综合素质,组织他们系统地学习档案管理的基本知识,要求他们熟练掌握计算机操作技术,灵活运用学籍管理系统软件。 2.增强学籍管理意识,健全制度。充分认识学籍管理的重要性,健全学籍管理制度。随着我国经济发展和人才强国战略的逐步实施,尊重知识、尊重人才已经成为良好风气,查阅、利用学籍档案也成为用人的最基本手段,学籍档案发挥着越来越重要的价值与作用。高校各级党政部门和教学管理部门,特别是各级学籍管理部门的人员,必须进一步学习《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和相关政策法规,增强档案意识,真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。与此同时,还要进一步加大学籍档案工作的宣传力度,使广大师生员工树立正确的档案意识,确保学籍档案完整、准确、及时地归档,为提高学籍档案管理的规范化、科学化、现代化提供有力保证。协调、有序、正常地开展学籍档案管理工作的可靠保证是建立一套严谨、科学、完善、配套的规章制度,依据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及遵循各高校学籍档案形成的规律,制定、完善包括学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用、安全保密及档案人员工作职责在内的一系列规章制度,如学籍管理规定、注册制度、考试制度、学籍管理人员的岗位职责等,切实做到有章可循、有据可依、照章办