怎样提高办公效率与安排工作日程.doc

怎样提高办公效率及安排工作日程 法则一：制定时间管理计划 ①计划每月、每周、每日的行程表，在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时，而且效果会更好。 ②设定每项活动的完成期限或跟进日期。 ③制定应急措施，帮助应付意外情况。 法则二：养成快速的节奏感：不仅提高效率，节约时间，也能给人以良好的作风印象。 法则三：学会授权 法则四：高效的会议技巧 法则五：养成整洁、有条理的习惯 ①据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。 ②保持桌面整洁，桌面上只放当天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用时才拿出来。 ③建立良好的文书档案系统，方便存档及查阅。 法则六：专心致志，有始有终 ①不要让突然而来的想法、主意，影响手头上的工作，应把它记录下来，在方便的时候再考虑。 ②尽量完成一项工作才开始另一项，切忌有头无尾。 需时较长的重要项目，应安排大块完整的时间，避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时，二是重新工作时，还需要花时间来调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。 法则七：简化工作流程 ①消除不必要的任务或步骤。 ②合并某些任务或步骤。 ③同步进行两项或更多的任务或步骤。 ④将任务或步骤进一步细分。 ⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。 法则八：一次做好，次次做好 ①所有文件、资料只经手一次便处理好，可以采取以下行动之一： A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃 ②切记阅读后不做处理，留待下次再阅读、再处理的重复工作。 ③保证工作的质量，避免返工带来的浪费。 法则九：克服拖延、现在就做 ① 人并不是因为跑得不快而赶不上火车的，而是因为出发晚了才赶不上的。 ②应做而未做的事务不断给人压迫感，拖延者心头不空，因而时常感到时间的压力，使人心力交瘁，浪费了宝贵的时间。 ③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。 ④安排跟进，设立奖励。 法则十：当日事当日毕 制定每日的工作时间表，每天都将目标、结果日清日新。 法则十一：善用零散时间 ①滴水成河，用分钟来计算时间的人，比用小时来计算的时间的人，时间多59倍。 ②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时，就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。 ③没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。 法则十二：利用节省时间的工具 ① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。 ② 使用电话时应开门见山，长话短说；打电话前应先列出讲话要点，以免遗漏。 ③ 需要向一个以上的人传递信息时，应采用电子邮件，以避免重复浪费时间。 ④ 提高使用日常电脑软件的技巧。 法则十三：高效的阅读法 ①有目的地阅读。 ②快速略读和重点详读相结合。 ③归纳要点，在书上标记或记笔记。 ④切忌逐字阅读。 ⑤简化办公室的传阅资料。 法则十四：高质高效的睡眠 ①培养随时随地入睡的能力。 ②注重睡眠质量，不要只注重时间长短。 ③利用白天瞬间睡眠，保持旺盛精力。 ④心理训练，自我暗示与身心放松。 法则十五：终生学习 通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。 ①长期自学，定期参加各种研讨会。 ②多方面搜集与专业有关的信息，更新自己的知识结构 ③养成终生学习的习惯。 时间管理是一种习惯，也是一种心态。举凡有成就的管理人都有四个共通的特性，即①明确的目标，②积极的态度，③自我激励，④良好的时间管理。做好时间管理，亦就是做对的事情，把事情做对。中小企业领导人与管理者，要把时间管理好，就是要坚持你的既定目标，永不放弃。 * 如何提高你的工作效率？ 你是不是每天都很忙，却老是忙而无功？是不是感觉付出很多，得到的却只是老板的责骂？是不是没有一刻空闲，到总结时却说不出所完成的成果？ 如果你已身心疲惫，但是一无所获，那么，你可能不是工作不努力，而是没有掌握提高工作效率的正确方法，在无意中浪费了你的生命。 下面的建议不是万能的“灵丹妙药”，但可以给你提高自己的工作效率提供一些有益的参考： 1、把所有工作划分成事务型和思考型两类，分别对待： 所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须你集中精力，一气呵成。 对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰