微缩储存.DOC

第10章　微縮儲存 10.1　　　 範圍 原始文件經攝影方法縮攝於鹵化銀底片或其他適於長久保存底片之程序，即原始文件於入庫前或入庫後進行微縮作業，包括前置作業、縮攝、檢驗與處理、微縮片確認、還卷及入庫等事項。 10.2　　　 主要適用法令 10.2.1 檔案微縮儲存管理實施辦法。 10.2.2指使用攝影方法，將檔案縮攝於鹵化銀底片或其他適於長久保存底片之程序。 10.3.2 原始文件指供微縮作業所拍攝之檔案。 10.3.3 微縮母片指由原始文件直接攝製之微縮片。 10.3.4 微縮副片指由微縮母片複製之微縮片。 10.3.5 影幅指微縮片在攝影機內經一次曝光所得之影像。 10.3.6 確認指檔案管理機關證明微縮檔案及其複製品內容與原始檔案內容相同之程序。 10.4　　　 處理步驟 作業流程，詳如圖10-1。 10.4.1 前置作業 擬訂作業計畫，確定檔案辦理微縮作業之範圍及數量，簽請權責長官核准後辦理。必要時，得委外辦理，並以委由具專業技術能力之廠商辦理為宜，委外辦理檔案微縮儲存作業，應於管理該檔案機關內或其指定場所為之。 檔案管理人員應依決定微縮之範圍，並依下列規定檢出檔案或辦理提卷： 1. 未入庫且經立案、編目及整卷之檔案，應先檢出並放置於固定位置，俾利後續微縮儲存。 2. 已入庫檔案（包括已經立案、編目及整卷，及已經入庫，但未立案、編目及整卷之案件）則至檔案庫房辦理提卷。 檔案檢出或受理提卷時，檔案管理人員應依檔案之不同狀況，並依下列規定，分別整理、備妥檔案： 1. 未入庫且經立案、編目及整卷之檔案：依據檔案目錄，逐件核對原始文件，並區分每件檔案之起迄位置。 2. 已經入庫，但未立案、編目及整卷之案件，即需回溯建檔之檔案： (1)編寫頁碼：依本手冊之規定處理。 (2)編寫目次號：依本手冊之規定處理。 (3)拆卷：去除案卷上之固定物，如裝訂繩、線或釘等，並依本手冊之規定去除案件上存留之各類金屬固定物品。 (4)檔案若有字跡模糊者或未依公文用紙規格，依本手冊之規定處理。 (5)檔案若嚴重損害，須先進行修補處理者，依本手冊之規定處理。 檔案整理備妥，並完成核對程序後，每卷（件）應在檔案卷夾上方正面位置，標示微縮作業相關項目，俾利檢驗作業確認下列事項： 1. 原始文件與微縮片之對應關係。 2. 進行微縮之案卷（冊）次以及每批次微縮總卷冊數之對應關係。 10.4.2 縮攝 檔案管理單位應備妥微縮作業紀錄簿冊（參考格式，如表10-1），以記載檔案縮攝情形及其他相關事項。 辦理檔案縮攝作業前，應由檔案管理單位及微縮作業單位逐卷填寫開端說明書（參考格式，如表10-2）及尾端說明書（參考格式，如表10-3）。 檔案進行微縮時，應注意下列事項： 1. 定期保存與永久保存檔案以分別辦理縮攝為原則。 2. 機密檔案與一般檔案應分別拍攝。 3. 微縮片開端應先攝入「解像率測試卡」（參考格式，如表10-4）；再依檔號大小順序，小者在前，大者在後排序，依序攝入開端說明書並逐頁辦理縮攝。拍攝機密檔案時，應於微縮片之首幅及尾幅攝入機密標記及適切之警語。 4. 檔案前後頁必須銜接，正反面均使用之文件，兩面均應縮攝。 5. 微縮片之每一影幅，應註明其序號或座標值。 6. 原始文件尺寸過大時（大於A3），可縮攝為多件影幅，惟不同影幅間應有部分重疊區域，以利多件影幅接合。 7. 原始文件尺寸過小時（如附加於檔案之浮簽或附簽等小於A4者），如未遮蓋次頁文件內容，可視為同一頁進行縮攝；惟若無法同時縮攝時，應另取公文規格紙張襯貼後分別進行縮攝。 該卷檔案完成縮攝時，應再攝入尾端說明書及解像率測試卡。 微縮片拍攝完成後，應依檔案微縮儲存管理實施辦法及經濟部標準檢驗局訂定之國家標準進行沖片。 原始文件縮攝為微縮母片，經權責長官核准後，應複製微縮副片，以供調閱應用。 10.4.3 檢驗與處理 檔案縮攝完成後，檔案管理人員應依下列規定進行查檢工作： 1. 微縮片之材質、縮攝程序及沖片設備應符合國家標準（表10-5國家標準CNS12807；CNS13566）；其製作及銷毀應依環境保護相關法規辦理。 2. 沖驗完成之微縮片應影像清晰，其背景密度值、解像率及定影液殘留量應符合國家標準。（表10-5國家標準CNS12807） 3. 有關縮攝、沖洗、乾燥、剪接等工作，應依有關技術作業規定辦理。（表10-5國家標準CNS13566） 4. 委外辦理時，應依委外契約中品質要求進行查驗。除廠商本身之品管檢查外，應嚴謹督導查驗工作，並定時、定量參與查驗，或為一定比率之抽驗，以維護品質。 5. 完成縮攝之微縮母片應與原始文件之內容一致，次序相同。 6. 逐頁檢視，影像是否清晰；如有缺漏，應取原始文件核對並補攝剪接。 微縮片之檢查，如發現與規定事項不符或無法補