管理规范5.25.docVIP

档案管理规范 一、档案与档案管理 （三）录入 1、文书档案录入 （1）OA系统电子文件归档 已经办结的OA系统电子文件可以实时归档。具体操作： ①填写归档基本信息 在文件管理/文件归档，点击“填写归档单”，首先进入“查询要归档的文档”窗口，录入查询条件，其中“查询的模块”是必填项，点击右上角“查询”，符合条件的文件显示在“查询要归档的文档”窗口下部，在其中要归档的文件前方框内打√，然后点击右上角“归档”，系统提示：是否确定归档？点击“确定”，进入“归档信息”窗口，其中：全宗名称由下拉菜单选择；文号、责任者（由发文字号匹配生成或手工录入）、题名系统自动生成，保管期限、问题（机构）、密级由下拉菜单选择，录入“成文日期”（文件落款日期）后，“件号”自动生成，“文件组合类型”系统默认为单件，何时填写组合件。“归档时间”默认为当前时间。“页数”暂时不填，待生成审批意见后，填正文、附件、审批意见页数之和。正文不是扫描件的可不填扫描分辨率、黑白二值、灰度、彩色、图像压缩方案、压缩算法、压缩比。点击“暂存”。此时如果不点击“暂存”，生成的审批意见下方将没有归档信息栏，会导致页数不准确。 ②生成审批意见 点击“审批意见”（在“关联附件”右侧），选择“是否是要生成的收文审批意见 页面中“二级类目”、“三级类目”、“密级”、“保管期限”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“归档时间”、“形成年度”、“页数”根据实际情况填写，点击“生成案卷号” ，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。 （2）科研档案 系统菜单／档案管理／档案编辑／科研档案／科研档案编辑 点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。 页面中“二级类目”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“证书签定号”、“归档时间”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。 （3）基建档案 系统菜单／档案管理／档案编辑／基建档案／基建档案编辑（冶金） 2011年后形成的基建档案都使用“基建档案编辑（冶金）”编辑。 ①添加案卷 点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。 页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”、“工程项目名称”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，根据归档材料的载体形式在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。 ②添加卷内 通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。 通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加”页面中，填写“文件标题”、“所在页号”、“序号”、“文件作者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”、“文号”，“综合小类”、“保管期限”通过下拉菜单选择，再根据文件的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。 （4）设备档案 系统菜单／档案管理／档案编辑／设备档案／设备档案编辑（冶金） 2011年后形成的设备档案都使用“设备档案编辑（冶金）”编辑。 设备档案1适用于矿山以外的单位，设备档案2适用于矿山下属各单位。 ①添加案卷 点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。 页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”与“三级类目名称”、“ 车间”与“设备单体名称”通过下拉菜单选择并存在联动关系，“密级”与“保管期限”也通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“形成年度