格式化为表格.PPT

資料庫中的資料表物件是由 「欄位」 與 「記錄」 組成，以一般最常見的通訊錄為例：在設計通訊錄時要先考慮填寫的資料欄位有哪些，像是編號、名稱、類別、數量、單價...等，這就是 「欄位」 (Field)。接著當使用者拿到資料，依照欄位的規定填寫的資料即成為一筆筆的「記錄」 (Record)。當匯集了一定數量的記錄之後，就成為一個相當好用的「資料表」而數個性質相同的資料表即可組成一個「資料庫」(DataBase)。例如「商行」資料庫可能包含「產品資料」、「供應商」、「類別」等三個資料表。 建立表格資料時需遵守的原則 前面說明的資料庫概念是專業資料庫管理軟體中的標準，當然在 Excel 中並不會如此嚴謹，所以 Excel 將擁有資料庫中資料表結構特性的功能稱為 表格 (2003 之前的版本稱為 清單)。 然而在 Excel 中使用表格管理資料前，要先了解表格資料需遵守的原則，免得費心建立的資料產生無法使用的窘況。 1.表格資料是依工作表中矩形範圍內的儲存格所組成。 2.資料內的第一列建議為各欄的欄位名稱，例如：單位、數量、日期，而接下來的每一列即為每一筆記錄內容。 3.每個欄位的欄位名稱必須唯一，不得重複，如果在名稱重複的情況下建立表格資料，Excel 會自動為重複的名稱加上編號。 4.建議要設定為同一個表格資料的資料範圍中不可以有空白列或欄，以免自動建立表格時無法判斷出正確範圍。(若以手動選取表格範圍的方式來建立時就無此問題) 5.同一欄位內的資料建議具有相同的性質，例如：「數量」 欄位內的資料不可放入電話號碼。 6.一個工作表中建議僅建立一個表格資料，以免產生操作上的困擾，如果一定要建立在同一個工作表中，不同的表格資料間至少要間隔一空白欄或列。 7.4.2 建立表格 將一般資料建立為表格資料，除了自動替表格化儲存格範圍套用上表格樣式 (加上預設的字型、填滿與框線)，表格標題列也會套用與表格內容不同的樣式，並啟用篩選鈕，讓表格更容易閱讀又可快速篩選或排序表格資料。 7.4.3 套用表格樣式 Excel 中預設了許多好看又大方的表格樣式，只要輕鬆套用，可讓表格看來更專業。 7.4.4 瀏覽表格內容與新增刪除資料 表格特性一：將作用儲存格移至表格中瀏覽大量資料時，Excel 會自動以欄位名稱取代工作表的欄名，讓瀏覽資料時可清楚知道目前欄位的性質。 7.4.5用表格欄位計算公式 表格特性三：在表格中建立公式時，除了可以參照儲存格位址進行計算，例如：=A2+A3，還可以直接使用欄位名稱計算公式，一起來看看。 加入公式： 7.4.6 合計表格中的資料 表格特性四：表格資料中可以快速建立一合計列，預設是不顯示的，主要功能是計算各欄的加總、平均值、標準差、最大值、最小值...等。 開啟 合計列： 7.4.7 移除重複記錄 表格特性四：可以偵側表格資料中是否有重複輸入的記錄，當然重複記錄的定義要先想清楚，如果單以 「姓名」 相同就視為重複記錄並不太合理，建議以雙欄位資料來判斷，例如，「姓名」與 「身份證字號」，以免刪除到正確的資料。  先來瀏覽一下目前的表格資料： 7.4.8 篩選表格資料 表格特性五：表格功能中，為了讓資料的管理與分析更加容易，於每個欄位名稱右側可看到一篩選鈕，該篩選鈕的操作方法與 7-2-2、7-2-3 節說明的 「自動篩選資料」 完全相同，所以在此僅簡單描述，詳細的操作方法請參考該節說明。 7.4.9 將表格轉換為一般儲存格 若想要取消儲存格格式化為表格的功能，回復成一般儲存格格式，請如下操作： 資料的排序、篩選與依條件格式化 07 7.1 「排行榜」試算表製作 7.2 「統計指數」試算表製作 7.3 「新進員工培訓成績」 試算表製作 7.4 「新進員工培訓成績」 表格資料製作 7.1 「排行榜」試算表製作 當資料量越來越多時，常會渴望馬上得知現在排行榜的名次，以便進行下一步的決策，請依以下的練習試試！ 7.1.1 使用 RANK.EQ 函數取得排名 單筆資料佔所有資料的排行順序該如何得知呢？此例要依據「勝負差」欄位中的值再利用 RANK.EQ 函數快速取得「排名」結果，請開啟範例光碟內 本書範例 \ ch07 \ 原始檔 \ 排行榜.xlsx 練習。 7.1.2 單一欄位的排序 排序是指將資料依指定的順序重新排列，單一欄位的排序是一般較常使用的排序方式，可以在欄位中依文字排序 (A 到 Z 或 Z 到 A)、依數字排序 (最小到最大或最大到最小)，或依日期和時間排序 (最舊到最新以及最新到最舊) ...等，讓觀察與分析資料更加容易。 7.1.3 多重欄位的排序 延續上個例子，若遇到「排名」成績相同的隊伍時，請再加入「編號」欄位來做為次基準的關鍵排序欄。 7.2 「統計指數」試算表製作 此節將運用到 檢視與參照 類別函