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《办公管理规范及员工行为规范(2010修订)》
办公管理规范及员工行为规范
(2010修订)
一、适用范围:公司全体员工(包括试用期员工、实习人员)。
二、考勤规范:
1、公司办公区员工实行每周5天工作制,每周六、周日为公休日,全年上班时间为上午9:00---12:00,下午13:00—17:30。(项目现场人员上下班时间根据项目具体情况制定,报行政人力资源部审批后执行。)
2、除以下职别人员外,员工上下班均须打卡考勤。
总经理、副总经理、公司总监、助理总经理、总经理秘书、总经理专职司机、业务板块中心及一级部门负责人。
3、迟到早退者均予20元/次的扣款。
4、 因公外出不能按时打卡者,须直接上级领导签字确认,否则视为无假不到或早退。
5、凡工作需要安排加班,须本部门负责人确认,并经行政人力资源部核准,并签发《补假条》;换休凭《补假条》经部门负责人签字同意后办理。
6、考勤具体细则按照《 考勤管理制度》严格执行,员工相互监督。
凡违反以上规定,除以上扣款外将视情节轻重另行予以处罚或通报批评。
三、仪表要求:符合工作需要,大方得体、整齐清洁。
1、上班时间及外出执行公务时着素色正装(衬衣、西服、西裤,配制了工装的须着工装),并保持着装的整洁(不得着吊带装、透视装、超短裙、多包休闲裤、花哨图案等各种奇装异服)。
2、仪表端庄、风纪严整。保持个人身体和仪表的整洁。着正装时,不得佩戴样式夸张的外露饰物。
3、上班要求必须佩戴工牌与司徽。工牌悬挂于胸前,保持工牌正面向外,挂绳不得打结,不得私自更换挂绳的颜色。佩戴司徽,女员工需佩戴于衬衫左胸前,位于扣子自领扣往下数第三粒扣往左四厘米的位置;男员工着衬衫时,需将司徽佩戴在左胸前的口袋上沿最右端。着西装时,需将司徽佩戴在西服上衣左侧领角常规佩戴领花位置。具体细则按照《 工作牌及司徽管理规定》执行。
4、员工头发应保持清洁,自然大方,不得留奇异怪发、染怪异发色,不可夸张耀眼。男员工应勤理发、剃胡须、保持颜面清洁,发长以不覆盖耳朵和衣领为适度;女员工应保持清雅淡妆,不得浓妆艳抹、留长指甲及染鲜色指甲,避免使用味浓的化妆品。
5、上班时间不得穿拖鞋及露指凉鞋。
凡违反以上规定的,除必须立刻改正外,视情节轻重予以20元/次——100元/次的扣款,直至通报批评。
四、行为规范:真诚微笑、轻声细语、礼貌待客、遵守公德。
1、办公室内保持良好的坐姿和站姿。
2、禁止在公共办公区吸烟,吸烟区在楼层楼梯间;烟头不得随意丢弃,必须熄灭后扔进垃圾桶。
3、办公区员工不得使用公司一次性纸杯。
4、办公区内不得高声喧哗,不得使用扬声器类设施;工作商谈、讨论不能影响他人的正常工作;上班时间不得议论私事;不得擅自离岗、串岗、与工作无关的闲聊。
5、不得翻阅不属于自己管理的文件、函电、图纸或资料等。
6、工作时间私人电话每次不得超过2分钟。
7、办公区内员工之间的工作商谈,不得在公共通道进行,应在办公室或各自办公位、会客区或会议室进行;与外来访客的交谈,原则上应在会客区或会议室进行。
8、与同事及客户进行交流时请使用礼貌用语;对上级领导须呼其职位,不得直呼其名或别名。
9、客人来访,前台文员必须起身接待,并用普通话礼貌询问:“您好,请问您有什么事?”前台文员请来客稍候,通报被访人员。应为会见高层领导的来客通报,同意后引位(办公室或会议室)、送水;如被访者外出,应为客人留言,并转达被访者本人。
10如遇客人来访前台文员不在时,公司任何员工相遇,都应以同样礼节接待。
11、事先未征得部门同意,任何员工不得擅自将来访人员带入部门办公区;对高层、计财部的访客,接待人员必须征得高层本人或计财部负责人同意后方能带入办公室。
12、每周星期二和星期五为计划财务部办理报销时间,除特殊情况,非该时段不得到计划财务部办理报销。
13、禁止在办公区内使用微波炉热饭菜,不得造成办公区弥漫异味。
凡违反以上规定的,除必须立刻改正外,视情节轻重予以20元/次——100元/次的扣款,直至通报批评或行政处分。
五、电话礼仪:礼貌、友好、积极。
1、电话振铃三次以内必须摘机。
2、前台外接电话须首先用普通话向来电者说:“您好,世家”,其他员工工作时接听电话需说“您好”。
3、认真听候对方的电话内容,不要轻易打断对方的讲话。
4、对客户的咨询应耐心细致地解释,尽量做到客户满意。
5、重要内容须做好电话记录。
6、如有同事外出不在时,应帮同事做好电话记录以便转达。
7、如公司以外人员询问公司员工移动电话号码,应礼貌推辞,并请其留下联系方式,及时通知或书面留言给相关人员。
8、在办公时间内接听电话应注意音量适中,不得影响他人的正常工作。
9、下班或节假日期间,行政部须将公司电话总机设置为电脑值班状态。
凡违反以上规定的,除必须立刻改正外,视情节轻重予以20元/次——100元/次的扣款,直至通报批评。
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