公文写作与处理及基本职场礼仪规则.ppt

2011年新入职大学生培训材料 目录 （一）公文定义 公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料 《中国移动通信集团公司公文处理办法》中的定义： 公司公文是指集团公司在生产、经营、管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥生产，布置工作，答复问题，沟通情况，商洽业务的重要工具 （二）公文特点 （三）公文作用 实现行政管理（经营管理）的手段（办文、办事、办会） 承上启下、联系内外、沟通左右的纽带桥梁 公文制发者形象的直观体现 （四）公文种类 公文种类 公文的种类（简称文种，指公文标题的最后一个或几个字） 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告 请示、批复、意见、函、会议纪要共13种 《国家行政机关公文处理办法》（国办发[2000]23号） 决定、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要共8 种 《中国移动甘肃公司公文处理实施细则》（甘移通发[2008]1406号） （五）公文格式 公文要素划分为眉首、主体和版记三部分 公文首页红色反线以上要素统称眉首； 红色反线以下至主题词（不含）之间各要素统称主体； 主题词以下各要素统称版记。 公文要素一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等组成 示 例 示 例 版记 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 落款 公文格式——标题 三要素： 发文机关+事由+文种 如：中国移动甘肃公司关于印发2009年宣传工作要点的通知 若文件版头中印有发文单位，发文机关可以省略；事由前“关于”不可省略；文种前助词“的”不可省略 标题的位置在红色反线下空两行，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当 标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号 示例 公文格式——要则 公文正文区域不得夹带图片、表格 统一的字体、字号、行距，无特殊要求，字体颜色一般均为黑色 标题：宋体2号字加黑 正文：3号仿宋体（每页22行，每行28字） 行距：1.5倍（3号字高度+3号字高度7/8倍为一标准行） 结构层次序数（原则上不超过四个层次） 第一层为“一、”，第二层为“（一）”， 第三层为“1.”，第四层为“（1）”…… 公文中最好不要采用◆ ■ ● 1）1.1 A a等符号 公文格式——要则（续） 引用公文应当先引标题，后引发文字号 日期应写明具体的年、月、日 文内使用非规范化的简称，应当先引用全称并注明简称 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字 带序号行、自然段退两个汉字行文，回行顶格，带序号行尾无标点 公文格式——要则（续） 正文措词要得体，条理清晰，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词 结尾语一般要单另一行，语气要谦虚，结束时使用的标点符号，一般为句号“。”，如“妥否，请批示。”不宜用感叹号“！”“？”等 成文日期应为大写汉字，如二〇〇九年八月十八日，成文日期标注在正文右下方，右空四字 印章要加盖在成文日期上（印章下弧无文字：下套方式；印章下弧有文字：中套方式） 示例 公司的产量是500万吨（五百万吨） 欢度春节/欢渡春节 截至/截止 制定/制订 致哀（志哀） 五、六百吨/七八十人 第三、四期/第三四期 战胜灾害/困难 掩盖过错/罪行 了解了相关的情况和问题 （六）行文规则 上行、下行、平行文的行文规则 联合行文的规则 公文抄送的规则 上行文的行文规则 单头主送，不多头主送，可采取抄送形式 上级未答复前，不得抄送其下级机关 逐级行文，不要越级行文，因特殊情况必须越级时，应抄送被越过的上级单位 要向机关行文，不要向领导者个人行文 请示性公文必须注明联系人的姓名和电话 下行文的行文规则 按照职权范围行文 部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文 向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关 平行文的行文规则 平级之间不宜使用上行或下行文 不相隶属机关之间一般用函行文 无论向什么机关行文，无论要求解决什么问题，只要彼此间没有隶属关系，一般都得用函 联合行文的规则 公司与外部同级单位可以联合行文；公司与同级