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加快档案数字化建设 实现文档一体化管理摘 要：本文阐述了数字化建设在档案信息发展中的意义及其表现特征，强调只有加快档案数字化建设，实现文档一体化管理，才能使档案服务更趋社会化。 关键词：档案数字化 文档一体化 档案服务社会化 随着知识经济时代的到来，开发利用信息资源的规模和水准，成为反映一个国家的综合国力和经济、科技与社会发展水平的标志。国际互联网自产生之日起就以其快捷、方便的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段，互联网为人类信息交流创造了全新的模式，改变了人们信息交往的固有方式，并得到了迅速的发展和普及。目前互联网已联通世界各地，进入千家万户，成为人们工作和生活的工具，也为服务利用档案创造了良好的社会环境条件。档案利用者的档案信息化需求增强，涉及的内容越来越广泛，对档案人员提供的服务要求越来越高，而事实上出现了不适应社会发展的现象，档案利用率不高，档案馆的真正性质、功能不为社会公众所知。整个档案界对档案信息化、数字化建设的全面发展似乎准备不足，可见档案部门和档案人员必须提高自身水平，利用网络信息技术加快档案的数字化建设，实现文档一体化管理，积极为社会主义经济建设服务，使档案中的潜在价值转化为现实的生产力，成为推动经济发展的一个不可缺少的环节。 一、以档案数字化建设为基础，才能实现文档一体化管理 档案数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始的纸质档案、图像照片、声像档案和微缩照片等通过扫描、压缩、摄录、采集、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术等相配于每张图片的科学手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网上的过程。档案数字化建设是目前我国档案工作需要解决的重要问题，它与档案信息化建设、电子档案管理以及文档一体化管理密切相关。 档案数字化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。数字化过程需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的”高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，对于档案实行数字化管理显得尤为重要，加快档案数字化建设，为研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，实现档案利用服务的数字化、网络化、信息化，实现文档一体化管理有着极其重要的意义： 1.提高档案信息的利用效率 数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的线性电子文件在同一系统中提供利用，极大地提高了文档信息的利用效率。 2.保护历史档案 许多历史档案因老化或管理不当变得脆弱易损，如不及时进行“抢救”，很有可能彻底损坏，通过扫描等制作其数字化副本代替原件流通利用，将原件信息存储于易于保存的光盘等载体中，可保护重要历史档案免遭进一步的破坏。 3.规避安全风险 通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。 4.缓解库房空间的紧张 对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间不足的压力，提高空间利用率。 5.便于档案移交工作 以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常进行。 6.在数字环境下，文档实现一体化管理 在数字环境下，随着电子文件数量的不断增多，特别是电子文件结构对背景信息和元数据的依赖性，使电子文件在形成与现实使用过程中形成质量状态对文件整体质量将产生决定性的影响。档案工作者对电子文件具有不容回避的监控、管理职责，电子文件的“前端控制原则”和“文件连续体理论”都要求将电子文件和数字档案看成一个连续的、无明显分接界整体，要求档案工作者从文件形成之时甚至形成之前就提前介入，进行入口控制和滞后控制，对文件自形成到归档、利用的各个环节实现一体化管理，对文件档案生命的全过程负责。 二、加快数字化档案建设，有利于实现档案信息服务社会化 网络连接着世界，利用档案的传媒实现了跨时空的嬗变，网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，发挥出强大的整体