工程总承包项目档案管理问题探析.doc

工程总承包项目档案管理问题探析【摘要】工程总承包项目档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程，是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证，是竣工移交生产后，正常运行、检修、维护、改造等工作的基础。因此，做好工程总承包档案管理工作十分重要。 【关键词】工程总承包；项目；档案管理 1.工程总承包项目档案管理的特点 （1）工程总承包档案内容多、范围广、数量大。由于总承包工作包含了项目建设的全过程，因此，工程总承包档案的形成渠道多，来源范围广，它包括了从项目立项、工程招投标、勘测设计、设备材料采购、施工安装、试运行、竣工验收等项目实施全过程中形成的全部文件材料。 （2）工程总承包的档案管理需要总承包方与各分包方分工协作，共同完成。由于工程总承包项目参建单位多，仅凭总承包方是远远不能完成档案管理工作的。因此，总承包方要组织、协调和指导各分承包方的档案管理工作，以保证整个项目的档案管理工作科学、有序地进行。 工程总承包项目的设计工作，一般情况下是由总承包方内部有关设计部门承担设计（也不排除由外单位承担，本文只论述由内部承担）。设计部门承担工程总承包项目的设计工作产生的文件材料，设计单位本身需要工程设计档案存档。 设计单位还要向业主移交完整的工程档案。向业主移交的工程档案，不但有工程设计方面的档案，还包括工程管理、施工等工程建设全过程的档案，而且档案整理的标准也与单一设计的不同。因此，为避免工程总承包工作在最后向业主移交档案时陷入被动，必须正确区分内部工程项目设计与工程总承包之间的关系。 2.工程总承包项目档案管理职责分工 工程总承包项目从签订合同开始，就应该明确合同各方在工程总承包项目文件材料归档上的职责。事前的责任明确，有利于各方在工作中主动收集、积累文件材料，保证文件材料归档质量。我们从业主、总承包方、分包方三方来明确各自的职责： （1）业主方职责：业主作为投资方，在工程项目委托设计单位总承包之前，已经开展了前期准备工作，如征地、立项、资金筹措等，前期工作形成的文件材料应该立卷归档。工程档案整理执行什么标准，业主有责任提出要求；工程监理单位由谁聘请，监理文件材料是直接由监理单位向业主移交，还是向总承包方移交都必须有明确界定。 （2）总承包方职责：总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导和监督分包方项目文件材料归档，对分包方提交的项目档案资料进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交完整、系统的项目档案资料。 （3）分包方职责：分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包方的检查指导，并对归档项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责，工程结束后及时将工程档案向总承包方移交。 项目开发单位作为工程总承包方，在目前现有的组织架构下，都要成立一个专门的部门来承担工程建设的管理工作，都需要配备项目经理、专业工程师、工程秘书等工作人员。总承包内部各相关部门既要互相协作，又要各自明确自己的工作职责，分别做好自己范围内的档案整理工作。例如我院在辽宁营口综合管网和污水处理厂的项目管理中，每个项目有各自的项目经理和总工程师，还有负责不同专业的工程师、工程秘书、预算人员、材料计划员、档案人员等。分工明确、职责范围明确，是做好档案工作的基础。档案管理部门负责归档项目文件材料的接收、整理、编目、保管、提供利用；对工程总承包过程中项目文件材料的收集、整理、预立卷、归档工作进行监督、指导。 3.工程总承包项目文件归档范围 （1）工程前期。包括工程选址及征地文件、筹资融资文件、相关的项目审批文件、建设计划、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书、各种往来函件等。 （2）设计阶段。包括设计依据性文件（如水文、地质、气象、资源等）、初步设计报告、施工图设计报告、各种计算书、概预算材料以及往来信函等。 （3）采购阶段。包括采购计划、采购协调程序、采购措施及特殊问题的说明、供货厂家资格评审、采购询价文件、报价文件、开标/评标/定标文件及其记录、采购合同、设备检验文件等。 （4）施工阶段。包括施工计划、施工招投标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审记录、施工组织设计、施工滚动计划、各种月报、设计变更、工程检查记录、工程照片、质量事故处理报告、大事记、往来信件等。 （5）试车开车阶段。包括试车计划和审查会记录、操作指导手册、培训计划、试车方案等文件。 （6）工程收尾阶段。包括竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收会议决议、交接证书、工程决算、工程项目收尾报告等。 4.工程总承包项目档案工作过程管理 工程总承包项目大多工期长、子项目多，且参与单位和工作交叉多，这在一定程度上给档