国立交通大学公文时效管制作业规定（草案） - 国立交通大学总务处.doc

附件1 98年度已結案未歸檔公文電話催辦情形統計表 來文期間 催辦期間 催辦件數 備註 98年1月1日 ︴ 99年1月10日 99年3月12日 ︴ 99年3月23日 17件 ↓ 2件 未送文書組歸檔原因說明： 不知道須送歸檔存查。 實體附件被會計室留存，無法送存查。 因恐送歸檔後，以後參考，須經調案程序，很麻煩。 製表日期：99.04.12 98年度逾期未結案公文電話催辦情形統計表 來文期間 催辦期間 催辦件數 備註 98年1月1日 ︴ 99年1月10日 99年3月12日 ︴ 99年3月23日 28件 ↓ 3件 逾期未結案原因說明： 不須要回覆的公文，不知道亦須簽辦。 太忙了，沒時間辦理。 會核單位延誤，不知道或不敢催辦。 認為已簽辦送出，就沒有責任了。 製表日期：99.04.12 附件2 匯款作業流程圖 附件3 國立交通大學公文時效管制作業培養文書流程管理正確觀念，提高公文處理品質加強內部管理依據公文從收文（或創簽稿）全程列入管制。e-mail稽催通知（即期前稽催），提醒承辦人儘快辦結公文、或申請 展期、或列入專案管制。 3.對公文系統內之逾限公文案件，未依規定辦理展期、或受會逾限辦結者，持續查催承辦人員，並將情形做成紀錄，送陳主管核閱處理。 4.對未申請展期或專案管制且已逾30天處理期限之公文，應請承辦人員填報其理由，送陳單位主管核閱。 5.收到非屬本單位業務之公文時，應於當日立即提出改分申請單，不得留置或逕予退件。 （三）二級單位主管： 1.應主動督導承辦人，指導其公文處理原則及方法、或適當調配人力，避免承辦人積壓案件而逾限。 2.對屆處理時限及已逾限案件而尚未辦理展期者，應即督促承辦人依各項規定妥適處理，並予告誡。 3.對渉及2個單位以上之案件，宜與相關單位商訂原則後，再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。 4.核定處理時限10日（含）以下待辦案件之展期申請；審核處理時限11日（含）以上待辦案件之展期申請。 5.落實執行職務代理制度，督促各代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以避免積壓公文情事。 （四）一級單位主管： 1.負責督導本單位文書流程管理事項。 2.核定處理時限11日～30日之間待辦案件之展期申請；審核處理時限31日以上（含）待辦案件之展期申請。 3.將所屬單位人員處理公文績效表現列為年度工作績效考評之參考依據。 四、文書組： (一)依據公文系統之稽催管理及相關報表，提醒承辦人儘快辦結公文、申請展期、或列入專案管制。公文系統稽催通知之發送方式如下： 1.待處理公文之通知：個人有待處理公文時，公文系統即時發送電子郵件予以提示。 2.逾限未辦結承辦公文稽催：依公文之限辦日為基準，逾期未辦結者，於隔日起發送電子郵件進行稽催，並同時通知其單位登記桌及主管。 3.逾限未辦結會辦公文稽催：公文於送出時起算，下一關之人員如於2日內未完成簽收、分文、會辦或審核等作業，則於隔日起發送電子郵件進行稽催，並同時通知原承辦人及主管。 4.已結案未送歸檔公文稽催：公文於長官核決後送回至承辦人，承辦人簽收則開始起算，如於7日內未將公文逕送歸檔，隔日起將進行已結案未送歸檔稽催，並同時通知其單位登記桌及主管。 5.調閱公文逾期未還卷稽催：調閱公文未依時限（14日）還卷者，隔日起將進行還卷稽催。 （二）統計全校公文時效資料，定期提供秘書室作統計分析運用。對於超過處理時限30日以上案件，應單獨列表提報，並視調卷分析之需要，協助提供必要之資料。 （三）檢查各單位公文管制情形，協助相關權責人員利用稽催報表資料。 （四）協同秘書室、計算機與網路中心等建置文書流程管理電腦化作業環境、建立文書流程管理制度、及推動文書流程簡化作業。 五、計算機與網路中心：負責規劃公文系統中之各項公文時效管制功能事宜。 六、秘書室： （一）判定第2次陳請改分公文之承辦單位、或協調判定單位間分文爭議案件每日下班前2小時收到之公文，應於當日編號登錄分送單位，惟急要公文應到隨辦。速件通件限期公文如收文時已逾文中所期限者，該文得以普通件處理時限辦理。變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。立法委員質詢案件：代擬代判院稿案件10日人民申請案件：應按其性質，，分定處理時限，予以管人民陳情案件：訴願案件：。認為訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通知訴願人於日內補正。 十九、公文如認為非屬本單位承辦者，應填具改分申請單並敘明理由，該文如第1次申請 改分者，經由單位一級主管同意後始可改分。若該文申請第2次改分者，則由主任 秘書代校長判定其承辦單位，不得留置或逕予退件。 申請改分之公文之辦理時效仍以收文時間為管制起始時間。 二十、公文應至遲於收文次日確定主辦單位單位間有分文爭議案件，應協調判定，俾提昇效。 （二）辦理公文展期，應於公文系統提出申請，