公司及项目文档管理规定.docxVIP

文档管理规定总则目的为规范公司和各项目、各部门文档的管理，使管理工作规范化、完整化，便于公司各项工作的顺利开展，特制订本规定。第二条 适用范围本规定适用于公司和各项目、各部门文档的管理。第三条 职责1.行政人事部负责公司的文档管理。2.各项目、各部门负责本项目、本部门的文档管理。第二章 方法和过程控制第四条文件编制1.公文应注意以下事项1.1内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。1.2反映情况要客观，实事求是。1.3文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。1.4人、地、物名、引文及时间要具体、准确。2.各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，行文应规范，不得有错别字。3.文件标题定为三号宋体字，文件编号为小四号宋体字，文件内容为四号宋体字。页眉1.5cm，页脚1.0cm，上、下、左、右页边距均为2.0cm，行间距为1.5倍。当文件对形式、纸张大小等有特殊要求时，格式可不受以上规定的限制，但也应按要求编号、存档。4.红头文件格式参照红头文件公文格式模板执行。第五条 发文的判行权限1.以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。2.加盖公司章的发文，应送呈总经理判行。3.若因紧急事务，总经理不在的情况下，可由公司总经理助理代为判行，但须经总经理补签。第六条文号管理1.以公司名义发文：重森字[??? 年]??? 号，此文号用于公布公司的重大事项及向外界相关机构、相关企事业单位发文。2.以行政人事部名义发文：重森行字[??? 年]??? 号，此文号用于涉及行政人事部业务的发文。3.以财务部名义发文：重森财字[??? 年]??? 号，此文号用于涉及财务部业务的发文。4.以材料采购部名义发文：重森材字[??? 年]??? 号，此文号用于涉及设备管理部业务的发文。5.以合约预算部名义发文：重森合字[??? 年]??? 号，此文号用于涉及计划合约管理部业务的发文。6.以总工程师办公室名义发文：重森总字[??? 年]??? 号，此文号用于涉及技术质量管理业务的发文。7.各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。第七条 归档文件的建立1.各项目部由专人负责工程技术文档、征地拆迁协议、分承包合同、声像、照片等的立卷归档。2.设备管理部设专人负责各种机械设备完整文档（购置发票复印件、机械说明、图纸）的建立。3.财务部负责整理规定会计文档保管期限、编织凭证、财务报告页码。4.公司类文书文档、文书材料由行政人事部整理立卷，定期归档。第八条 归档要求1.质量要求1.1归档文件应齐全完整，对归档文件需装订成册。如有金属物时要取掉金属物。1.2归档文件标准大小为A4纸，过大的折叠成A4大小，过小时，需裱糊成A4大小。1.3归档文件采用线装法，即在文件左侧钻孔，用蜡线结打在封底后面。1.4图纸不需装订，按A4纸大小采用扇形折叠，图面朝里，图标外露，页号标在右下角。2.整理方法2.1一般文件归档以一份文件为“一件”；各类报表、名册、图册、书刊等以一册（本）为“一件”。2.2文件正文与附件为一件；原件与复印件为一件；来文与复文为一件。2.3日常工作质量记录以“月”为单位，一个月归档一次。3.归档文件的归档要求、编码、索引3.1文件归档要求a）文件分类。根据文件不同性质进行分类，可根据保存期限或同一类文件进行分类。b）如：对客信函可作为一类；不同部门的质量记录可作为一类；招投标文件作为一类等。c）立卷整理。对各保管的文件进行组卷，每卷厚度或页数不应超过5CM或300页d）归档文件的编目。归档文件应根据时间顺利进行整理，并在文件右下角用钢笔或水笔写上页码，如文件正反均有文字，则视为两页。e）编写文件清单。按文件材料的时间先后顺序，在归档文件首页编制“文件清单”，将文件类别、文件名称、文件编号等信息填写完整。f）填写案卷封面及盒脊。3.2文档编号规则文档编号一律采用汉语拼音大写缩写的形式进行编号，举例如：公司缩写—项目缩写—部门简写—顺序号，如重森司东德项目采购部文件：CSS-DE-CG-001。3.3文件的索引根据文件不同性质、类别及保存期间，行政人事部应建立文件索引，贴于各文件柜左上角，以作为寻找文件的索引。第九条 文档的鉴定与销毁1.对已不具备存档价值的文档，由行政人事人员牵头组织鉴定小组，对已到期的文档进行鉴定。鉴定小组成员包括行政人事人员、文档管理人员、部门负责人、有关业务部门人员，确定文档是否可申请销毁。2.申请销毁文档时，经总经理批准后实施销毁；销毁时，应由两名以上人员执行监销任务，并在文件清单上备注中注明。第十条 文档的日常维护1.应保证文档齐全完整，定期对保管的案卷进行清点和检查，发现问题及时处理。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.存档的所有文档（纸质、声像及实物等）未经批准，